Social Business: Neue Arbeitsweisen

Das Unternehmen muss sich darauf einstellen, neue Arbeitsweisen zu akzeptieren.

Warum z.B. einen wöchentlichen Projektbericht an den Vorgesetzten senden, wenn doch in der Projektcommunity ein Blogeintrag erstellt werden kann. Und zwar genau dann, wenn in dem Projekt etwas Entscheidendes passiert. Als Nebeneffekt haben alle Projektmitarbeiter Zugriff auf die Informationen und können im Team Ergänzungen und Korrekturen vornehmen.

Selbst später ins Projekt kommende Mitarbeiter werden der Community zugeordnet und haben auf einen Schlag einen kompletten Überblick über die bisherigen Aktivitäten. Und das ohne erst mühsam alte E-Mails aus den Postfachgräbern der einzelnen beteiligten Kollegen auszubuddeln.

Plötzlich ist damit aber die (immer geforderte) Transparenz in aller Konsequenz vorhanden. Damit muss ein Unternehmen umgehen können – die entsprechende Unternehmenskultur aufgebaut haben.

Social Business: Einführung der Software

Bisher war die Einführung einer Software meist ein Projekt der IT. Installation, Administration, Schulung – und fertig war das Projekt. Auch die Pflege der Software wurde der IT überlassen.

Vergessen wir diese Vorgehensweise bei der Einführung einer Social Software. Wer die Einführung so betreibt, wie oben beschrieben, wird mit einer hohen Wahrscheinlichkeit scheitern.

Warum ist dies so und warum gibt es hier Unterschiede?

Social Software wird nur erfolgreich funktionieren, wenn die Unternehmenskultur passt. Wir sprechen bei der Einführung also von einer Änderung der Unternehmenskultur mit Unterstützung einer passenden Software. Und nicht von einer Änderung der Unternehmenskultur durch Einführung einer Software.

Mit anderen Worten: die Kulturänderung muss verstanden, gewollt und gelebt werden – dann kann eine Software dabei helfen.

Hier liegt ein großes Missverständnis in der bisherigen Vorgehensweise der meisten Softwareimplementierung. Ganz häufig wurden die Prozesse an die Belange der Software angepasst. Über Jahre erfolgreiche Softwareprodukte sind genau anders herum vorgegangen.

Eines ist gewiss: die IT wird bei der Einführung der Software nur eine untergeordnete Rolle spielen.

Am wichtigsten ist die Geschäftsführung: sie muss die Änderung wollen und – ganz wichtig – auch vorleben. Mitarbeiter dürfen nicht dafür bestraft werden, dass sie Themen veröffentlichen und vielleicht nicht immer genau zu 100% die Deckung zu den Sachen, die auf ihrem Schreibtisch liegen, hinbekommen. Es muss gewollt sein, dass der Mitarbeiter über seinen Tellerrand schaut und auch kommuniziert, was er dort sieht. Natürlich immer im gültigen Rahmen – es geht nicht darum, sensibel zu behandelnde Informationen in die Breite zu streuen.

Die Geschäftsführung muss dies akzeptieren. Ganz im Gegenteil: sie muss solche Verhaltensweise belobigen und ausdrücklich fordern und fördern. Erst wenn die Mitarbeiter sehen, dass es die Geschäftsführung ernst meint, wird sie die Hemmungen verlieren und mitmachen.

Social Business

Hat das Unternehmen seine ersten (erfolgreichen) Schritte im Social Media unternommen, wird es Zeit für den zweiten logischen Schritt: Die Erfahrungen innerhalb des Unternehmens erfolgreich nutzen.

Was in der Kommunikation mit den Kunden funktioniert, kann auch im Unternehmen funktionieren und damit eine Lösung für die Probleme

E-Mail-Flut
Mangelnde Dokumentation von Wissen

quasi „nebenbei“ lösen.

Hauptfokus von „Social Business“ ist das Teilen von Wissen. Da dies mit den Mechanismen der sozialen Netzwerke erfolgt, löst sich auch automatisch das Problem der E-Mail-Flut. Herausforderung für das Unternehmen ist es „lediglich“, ein soziales Netzwerk erfolgreich im Unternehmen zu etablieren.

Die Software

Sicherlich ist dazu eine gute Software nötig – ohne diese funktioniert es nicht. Aber auch eine gute Software alleine bringt keinen Schritt zu einer erfolgreichen Einführung.

An dieser Stelle sollen nicht die einzelnen am Markt verfügbaren Softwareprodukte miteinander verglichen werden. Das für alle Unternehmen optimale Produkt gibt es sowieso nicht.

Beobachtet man den Markt, so sind Softwareprodukte mit einem „Full-Client-Konzept“ als stark erfolgreich zu prognostizieren.

Nicht zu verwechseln ist der „Full-Client“ mit dem „Fat-Client“ – es geht hierbei nicht um Hardware oder ein dickes Softwarepaket. Vielmehr ist mit dem „Full-Client“ eine in sich geschlossene Benutzeroberfläche (ein Browserfenster, eine Anmeldung) gemeint, die dem Anwender alle Informationen an einer Stelle bereitstellt.

Im Endeffekt handelt es sich um eine Fortentwicklung des Softwaretypus „Collaboration Software“, deren bekanntester Vertreter IBM Lotus Notes/Domino[1] ist – eine Software, die immerhin schon seit mehr als 25 Jahren am Markt ist und den elektronischen Umgang mit Arbeitsprozessen („Workflows“) in vielen Unternehmen entscheidend geprägt hat.

Allerdings handelt es sich genau hier um einen „Fat-Client“. Die Funktionsweise ist aber durchaus als Basis für einen heutigen „Social-Business-Arbeitsplatz“ zu sehen. Der Anwender hatte unter einer Oberfläche alle für ihn im täglichen Geschäft nötigen Grundfunktionen wie E-Mail, Diskussionsdatenbanken, Handbücher und Workflow-Anwendungen im Zugriff. Meist wurde lediglich ein zweites Kernsystem parallel benötigt (z.B. SAP, Kernbankensystem). Darüber hinaus wurden Funktionalitäten über Office-Software ergänzt und damit die Unzulänglichkeiten der Collaboration Software ausgeglichen. Fachlich wäre der Einsatz von Office oft nicht nötig, ja sogar nicht anzuraten gewesen.

Ein „Social-Business-Arbeitsplatz“ sollte mindestens einige Grundfunktionalitäten bereitstellen. Oft kann „Social Software“ nur einen Teil davon abbilden. Es sollte dann genau untersucht werden, ob die Software den Anforderungen genügt.

Direkte Kommunikation zwischen Mitarbeitern, die nicht im sozialen Netzwerk öffentlich ist (entspricht E-Mail).
Profile der im sozialen Netzwerk aktiven Mitarbeitern (entspricht einem Adressbuch, dient aber nicht nur zum Finden von klassischen Adressdaten, sondern auch von Skills, Erfahrungen und Interessensgebieten des Einzelnen).
Wikis zum Aufbauen von Dokumentationen (entspricht dem klassischen Handbuch).
Foren zum Abgleich von Ideen und Meinungen (entspricht der klassischen Diskussionsdatenbank).
Blogs zur Darstellung von Beiträgen, die mit zunehmenden Alter uninteressanter werden (entspricht dem klassischen Protokoll).
Linksammlungen um interessante Angebote im Netz dauerhaft als Information bereitzustellen (bisher als private Linksammlung im Browser).
Einzelne virtuelle „Räume“, in denen geschlossene Gruppen sich austauschen können.

Rund wird eine solche Anwendung nur, wenn sie die einzelnen Elemente miteinander verbindet und alle Einzelfunktionen zu einer Oberfläche zusammenführt. Die Oberfläche zeigt dem Anwender die neuen Beiträge der anderen Kollegen, lässt eine Filterung zu, erlaubt die Kommentierung der Beiträge und schlägt dem Anwender für ihn interessante Beiträge vor.

Diese Oberfläche wird durch die Benutzer noch stärker akzeptiert, wenn auch die täglichen Geschäftsprozesse intergriebar bzw. bereits integriert sind.

Soll beispielsweise ein Anwender einen Urlaubsantrag genehmigen und findet den Hinweis darauf in der ihm bekannten „Social-Business-Oberfläche“, genügt ein Klick und der Prozessschritt ist erfolgt ohne die Anwendung verlassen zu haben.

[1] http://www-01.ibm.com/software/de/lotus/wdocs/notes-domino8/index.html

Wie setzen erfolgreiche Unternehmen soziale Netzwerke ein? – Teil 1

Soziale Netzwerke sind etwas wirklich Neues. Es handelt sich hier nicht nur um eine neue Software, die installiert, geschult und dann mehr oder minder erfolgreich genutzt wird.

Vielmehr verändert sich die Arbeitswelt massiv und verlangt von der Unternehmensorganisation, den Mitarbeitern und insbesondere von der Unternehmensführung ein massives Umdenken und eine Umstellung der bisherigen Verhaltensmuster. Eine solche Veränderung wird sich nicht in wenigen Tagen, Wochen oder Monaten vollziehen lassen, sondern muss ein längerer Prozess sein. Dementsprechend kann hier viel richtig und falsch gemacht werden.

Kultur

Ohne einen Kulturwandel wird die Einführung eines firmeninternen Netzwerkes scheitern. Umgekehrt wird aber der Wandel der Kultur das Unternehmen öffnen und im wahrsten Sinne neue Horizonte öffnen. Die Software wird dabei – wie Software es eigentlich immer tun sollte – hilfreich unterstützen.

Social: Ein neuer Arbeitsplatz

Ein Büromitarbeiter, der in der Vergangenheit mit Papier und Schreibmaschine groß geworden ist, hat den Computer zunächst nicht verstanden. Er musste langsam an dieses neue Hilfsmittel herangeführt werden und dabei lernen, die Vorteile zu nutzen.

Wer dann den Computer verstanden hatte, hat nicht automatisch die E-Mail verstanden. Auch hier war ein behutsamer Umgang mit dem neuen Medium nötig.

Wer E-Mail verstanden hatte, konnte nicht automatisch das Internet für sich nutzbar machen.

So ist es auch bei den sozialen Netzwerken – auch wer das Internet selbstverständlich nutzt, wird nicht automatisch mit sozialen Netzwerken umgehen können.

Vergleichbar ist die Einführung sozialer Netzwerke mit der Einführung der E-Mail in vielen Unternehmen. Zunächst wurde dieses Medium damals erst von einer kleinen Gruppe ohne Einbindung in die Prozesse genutzt. Nach und nach haben immer mehr Kollegen die Vorteile gesehen, bis ein Zeitpunkt erreicht war, an dem die Nichtnutzung der E-Mail ein Nachteil war. Bis zum heutigen Tag ist in vielen Unternehmen die Art und Weise der E-Mail-Nutzung prozessual nicht beschrieben – obwohl unternehmenskritische Prozesse die E-Mail als Übermittlungsweg nutzen. So wie von einem Mitarbeiter die Bedienung des Telefons beim Klingeln vorausgesetzt wird, so ist auch die tägliche Nutzung der E-Mail eine Selbstverständlichkeit.

Das Unternehmen 2.0: Be social – Teil 2

Netzwerk statt E-Mail

Wie in den vorangegangen Kapiteln dargestellt wurde, ist E-Mail ein zentraler Bestandteil der Kommunikation im Unternehmen und mit Dritten.

Es gilt nun, die Mitarbeiter und die Arbeitsplätze von der Fokussierung auf die E-Mail zu einer Fokussierung auf ein Netzwerk zu verändern und diese Veränderung zu begleiten.

Was konkret bedeutet dies nun?

Nehmen wir als Beispiel eine Fußballmannschaft aus 6-jährigen Jungen. Grundsätzlich wissen alle, worum es geht (möglichst viele Tore schießen) und wir man das Ziel erreicht (Ball ins Tor). Trotzdem bleibt der Erfolg oft aus und von außen betrachtet wirkt das Spiel unkoordiniert. Und es wirkt so, weil es auch unkoordiniert ist. Die 6-jährigen sind noch nicht in der Lage, den Ball an einen Mitspieler abzugeben, der vielleicht eine bessere Position hat und die Mannschaft so viel besser zum Erfolg führen kann. Beobachtet man die gleiche Mannschaft fünf Jahre später, so wird man feststellen, dass das Teamspiel sich deutlich weiter entwickelt hat. Der Ball wird abgegeben, es herrschen klare Rollenverteilungen und die bei den 6-jährigen noch vorherrschende Unkoordiniertheit ist einem geordneten Zusammenspiel gewichen.

Im Endeffekt ist die Arbeitsweise mit der E-Mail in den Unternehmen mit der 6-jährigen Fußballmannschaft gleichzusetzen. Das Wissen (der Ball) wird sehr subjektiv verteilt. Oft ist gar nicht klar, wer das Wissen benötigen würde, um das Unternehmen (die Mannschaft) zum Ziel führen zu können. Es werden teure Umwege in Kauf genommen, anstatt den kurzen Wege zu nehmen.

Neue Möglichkeiten in der IT

Auch die IT verändert sich und bietet damit plötzlich neue Möglichkeiten.

Sicherlich ist diese Aussage nichts Neues und gilt, seitdem es IT gibt. Die letzte ähnlich große Auswirkung war aber die Einführung des Personal Computers, die das Nutzungsverhalten so massiv veränderte. Lange Zeit wurde diese Technik aber nur in Bezug auf Geschwindigkeit, Verfügbarkeit und Benutzerfreundlichkeit verändert.

Die Virtualisierung, Zentralisierung und vor allem die Einführung wirklich nutzbarer mobiler Endgeräte haben schon heute das Nutzungsverhalten massiv geändert. Neue Endgeräte und moderne Netzwerke ermöglichen es, jederzeit und an jedem Ort online zu sein. Darüber hinaus sind die Geräte in ihrer Bedienung so einfach geworden, dass sie auch von allen Generationen bedient werden können und tatsächlich genutzt werden. Techniknutzung ist nicht mehr ein Vorrecht von jüngeren Menschen und wenigen älteren Technikinteressierten.

Im nächsten Artikel: Recruiting

Das Unternehmen 2.0: Be social

Wir sprechen von grundlegenden und unumkehrbaren Veränderungen der Unternehmen – auch wenn viele diese Entwicklungen nicht wahrhaben wollen oder noch an eine vorübergehende Mode glauben. „Social“ wird in den Unternehmen Einzug halten bzw. hat es bereits. Es werden sich massive Auswirkungen auf Unternehmensleitung, Mitarbeiter und Prozesse ergeben, die aktiv begleitet werden wollen. Als Schlagwort für diese Entwicklung findet man oft den Begriff „Social Business“. Man stellt allerdings oft fest, dass dies mit sozialen Netzwerken oder sozialen Medien für den Unternehmenseinsatz und damit mit einer Software gleichgesetzt wird. Vielmehr ist die Software nur – wie so oft – ein Hilfsmittel für „Social Business“ ist. Reichte früher bei der Einführung einer Software eine gute Schulung aus, so muss hierbei viel weiter gegangen werden: das Unternehmen muss sich komplett neu erfinden, damit die Software erfolgreich eingesetzt werden kann.

Es gibt kein Zurück mehr

Kein Unternehmenslenker kann sich mehr dem Fortschritt im Bereich der sozialen Netzwerke mehr verschließen. Darüber hinaus gibt es auch keinen Weg mehr zurück.

Sicherlich wird man sich noch mehrere Jahre erfolgreich gegen soziale Netzwerke im Unternehmen wehren können. Gegen die Entwicklung von „Social Media“ und der Teilnahme der Mitarbeiter wird man nichts ausrichten können.

Vergleichen wir es einmal mit dem Einsatz der E-Mail in den Unternehmen vor eigentlich noch gar nicht so langer Zeit. Die ersten Nutzer waren außerhalb der Unternehmen anzusiedeln und haben E-Mail schon in Universitätsnetzwerken und im Privatbereich sinnvoll genutzt. Mit dem Einzug in die Unternehmen wurden die ersten Pilotnutzer meist als Spielkinder angesehen und der geschäftliche Nutzen in Frage gestellt. Erst als man mitbekam, dass E-Mail-Benutzer gegenüber der in den Unternehmen vorherrschenden Umlaufmappen einen zeitlichen und oft auch inhaltlichen Wissensvorsprung hatten, wollten immer mehr Nutzer partizipieren. Schnell wurden die E-Mail über die Grenzen eines Hauses genutzt. Der Vorteil der schnellen Informationsübermittlung über lange Distanzen wurde zum Erfolgsmodell zwischen Standorten eines Unternehmens oder sogar zwischen verschiedenen Unternehmen. Heute ist die E-Mail aus dem Geschäftsleben und unserer täglichen Kommunikation nicht mehr wegzudenken – keiner könnte diesen Entwicklungsprozess umkehren.

Die Nutzung der sozialen Netzwerke zeigt extrem viele Parallelen mit dem geschilderten Einsatz von E-Mail. In einigen Jahren wird hier die gleiche Erfolgsgeschichte zu berichten sein. Die Zusammenarbeit in Unternehmen und auch unternehmensübergreifend wird neu definiert werden.

Im nächsten Artikel: Netzwerk statt E-Mail, Neue Möglichkeiten in der IT

Das Unternehmen 2.0: Die Mitarbeiter – Generationen und Werte

Insbesondere bei der in den Unternehmen nachwachsenden, jungen Generation stellt sich ein neuer Blick auf den Arbeitsplatz ein.

Der Arbeitsplatz ist nicht mehr ausschließlich geprägt durch den Blick auf die Karriere und das Fortkommen. Vielmehr wächst eine Generation heran, die Technologie als zweites Standbein ansehen (weil sie mit ihr groß geworden ist) und die mehr an Netzwerken interessiert sind als an einer Identität, die sich über das Unternehmen definiert. Das Netzwerk wird als Karrieremotor verstanden.

Nehmen wir als Verdeutlichung für die Veränderungen das Verhalten der heutigen älteren Schüler bei den Hausaufgaben.

Gab es früher Schwierigkeiten, so schaute man zunächst im Schulbuch nach. Vielleicht wurde der Brockhaus oder ein anderes vorhandenes Fachbuch zu Rate gezogen, vielleicht wurden auch die Eltern befragt. Alternativ wurde auch mal ein Klassenmitglied befragt, zu dem engerer Kontakt bestand.

Heute ist das Facebook das erste Mittel der Wahl. Die Schüler sind untereinander vernetzt. Bei auftretenden Fragen ist eine Kommunikation – und damit auch eine Lösung des Problems – schnell erledigt.

Und genau diese Art der Zusammenarbeit ist auch das, was Unternehmen im Grund genommen wollen und wonach sie seit Langem suchen: Schnelle und gute Lösungen statt perfekten Lösungswegen. Die junge Generation bringt diese Arbeitsweise mit.

Neben dieser „jungen Generation“ finden wir in Unternehmen die Generation der 35-49-jährigen, die eine unentbehrliche Quelle an Fachleuten bildet und die Generation 50+, die für Weisheit und das intellektuelle Kapital der Organisation stehen.

Oft wird die „junge Generation“ als die Generation der „digital natives“ bezeichnet, also der Menschen, die mit der Technologie aufgewachsen sind und deshalb automatisch vollkommen natürlich mit ihr umgehen. Diese Behauptung ist sicherlich genauso falsch wie die Behauptung, dass die Generation 50+ keinen Bezug mehr zu sozialen Netzwerken herstellen kann.

Richtiger ist deshalb sicherlich der Begriff der „digital residents“. Es handelt sich also Menschen, die sich bewusst oder unbewusst in der Digitalität angesiedelt haben und die Informationstechnologie für sich nutzen. Diese „digital residents“ finden wir in allen Altersgruppen – wenn sie sicherlich auch bei der jungen Generation weiter verbreitet sind.

Einen deutlichen Unterschied aber kann man bei der jungen Generation erkennen: sie bringt andere Werte in das Berufsleben mit. Nicht mehr Geld und Macht stehen im Fokus. Es sind vielmehr interessante Aufgaben, die primär locken. Sicherlich stehen diese beiden Ziele nicht im Widerspruch – die Herangehensweise hat sich nur in den letzten Jahren stark verändert.

War es in der Vergangenheit so (oder ist es in der Gegenwart in vielen Unternehmen noch), dass Wissen auch Macht bedeutete. Wer also mehr Wissen als andere hatte, der hatte auch bessere Aufstiegschancen. Die mittlere und ältere Generation hat so noch das Berufsleben kennengelernt; die jüngere Generation geht hier anders heran. Wer Wissen teilt und weitergibt, zeigt seine Kompetenz und hat damit Aufstiegschancen. Somit ist auch eine Bereitschaft zum Teilen von Wissen vorhanden.

Nun trifft diese Bereitschaft auf Menschen der mittleren und älteren Generation, die den Umgang mit Wissen ihr ganzes Berufsleben anders gelernt und gelebt haben. Dies gilt aber nicht nur für die Menschen, sondern auch für die Prozesse und Systeme. Wissen verteilt sich nach wie vor in den meisten Unternehmen klar strukturiert über die einzelnen Hierarchiestufen.

Nun wäre es ein denkbarer Weg, auf Hierarchien in Unternehmen zu verzichten – damit müsste auch das Problem der Wissensverteilung geklärt werden können.

So einfach wird es nicht sein, finden wir doch kein wirkliches Beispiel für Unternehmen, in denen es keine Hierarchien gibt und das gut funktioniert. Unsere Gesellschaft ist für ein basisdemokratisch aufgebautes Unternehmen nicht geschaffen.

Das Gegenteil ist der Fall: Hierarchien, Prozesse und Arbeitsplatzbeschreibungen schaffen Sicherheit und definieren die Schnittstellen, sowie die Verantwortungen.

Sie sind kein Zeichen für Kontrollsucht oder Furcht vor dem Loslassen. Sie sind aber auch kein Grund für eine hierarchische Verteilung von Wissen. Trotzdem muss auch klar bleiben, dass nicht automatisch jedes Wissen im Unternehmen für jeden zugänglich sein muss – es schwieriges Unterfangen.