Keine Digitalisierung: Sind die Mitarbeiter schuld?

Mangelndes Know-How der Mitarbeiter ist nach einer Umfrage des BDI und der Deutschen Bank bei 312 großen Familienunternehmen mit mehr als 50 Mio. Euro Jahresumsatz das wichtigste Hemmnis für die Digitalisierung.

Digitalisierung ist wichtig, aber …

Immerhin rund 60 Prozent aller Befragten schätzen die Bedeutung der Digitalisierung für das eigene Unternehmen als hoch oder sehr hoch ein. Aber nur 41 Prozent sieht sich bei der Digitalisierung des eigenen Geschäftsmodells als gut aufgestellt.

Eigentlich erschreckend, wenn man es umdreht: 40 Prozent dieser Unternehmen glauben, dass Digitalisierung für sie nicht wichtig ist. Ein weiterer Anteil von 20 Prozent ist da schon weiter, hält sich aber für nicht gut aufgestellt.

… es werden Schlussfolgerungen gezogen, …

Interessant – oder wenn man will auch beängstigend – sind die Schlussfolgerungen, die daraus gezogen werden:

  1. Fast jedes dritte große Familienunternehmen sieht die Verfügbarkeit digitaler Infrastruktur als Hürde für die eigene Digitalisierung (32 Prozent).
    Hier kann man noch am einfachsten zustimmen. Es wird die Kunden aber nicht interessieren warum ein Unternehmen die Digitalisierung verschlafen hat. Keiner bekommt einen Bonus, weil beispielsweise die Infrastruktur nicht passte. Man mag zwar auf die Politik schimpfen können. Trotzdem ist die Unternehmensführung dringend gefordert, alternative Lösungen zu finden. Warten auf die Telekom ist keine Option.
  2. Weitere kritische Punkte sind mangelnde oder unzureichende digitale Schnittstellen, beispielsweise für die Übertragung von Daten an Zulieferer (37 Prozent), Bedenken hinsichtlich der IT-Sicherheit (36 Prozent), sowie der notwendige Wandel in der Unternehmenskultur (35 Prozent).
    Auch hier sind offensichtlich die Hausaufgaben nicht gemacht worden. Gerade eine Unternehmenskultur wandelt sich nicht einfach so von selbst. Im Gegensatz zu Problemen bei Schnittstellen und der IT-Sicherheit, die man relativ schnell beheben kann. Wer jetzt erst über eine Kultur nachdenkt, darf sich auf einen langen Zeitraum einstellen. Die  Zeichen der Zeit wurden eigentlich schon vor mehreren Jahren verschlafen.
  3. Die Unternehmen wollen ihre Investitionen in die Digitalisierung deshalb bis 2019 auf durchschnittlich etwa drei Prozent des Umsatzes erhöhen – gegenüber 2016 ein Anstieg von fast 40 Prozent.
    Bei einem Umsatz von 50 Mio. Euro sind 3 Prozent gerade mal 1.5 Mio. Euro. Eine nicht gerade hohe Investitionssumme um ein Geschäftsmodell zu digitalisieren. Alleine Personal, IT und Marketing werden deutlich mehr kosten. Wurde die Basis für die Digitalisierung im Unternehmen noch gar nicht geschaffen, wird sich die Summe noch einmal erhöhen. Auch eine Kulturveränderung kostet Geld. Ist diese bisher nicht erfolgt, hat man sowieso einen Investitionsstau.
  4. Als größtes Hemmnis für die Digitalisierung sehen die Unternehmen mangelndes Know-how der Mitarbeiter an (43 Prozent).
    Was als größtes Hemmnis angesehen wird, ist eigentlich auch der größte Klopfer in diesem Ergebnis. Wie soll ein Unternehmen denn die Digitalisierung starten, wenn es von knapp der Hälfte der Beschäftigten keine entsprechende Unterstützung erwarten kann?

… die das Problem bei dem Mitarbeiter sehen

Sicherlich ist das Know-How der Mitarbeiter bei diesem Wandlungsprozess der Kultur und der Digitalisierung extrem wichtig. Aber ein Punkt wird hier vollkommen außer Acht gelassen. Wie sieht es denn mit dem Know-How der Unternehmensführung bei der Digitalisierung aus?

Digitalisierung benötigt eine neue Kultur, Digitalisierung benötigt komplett neue Ideen für das Geschäftsmodell, vielleicht sogar ein komplett neues Geschäftsmodell. Einfach weitermachen wie bisher, die Prozesse mit besseren Schnittstellen zu versehen und bestehende Angeboten mit neuen Anwendungen “aufpeppen” – das hat nichts mit Digitalisierung zu tun.

Ein neues Geschäftsmodell und eine neue Unternehmenskultur werden aber niemals von den Mitarbeitern angestoßen werden. Dies ist eine Aufgabe der Unternehmensführung. Mindestens muss sie den Freiraum und die Qualifikation bei den Mitarbeitern zu schaffen. Erst dann können sich aus dem Unternehmen heraus neue Geschäftsmodelle entwickeln.

Sondern?

Für mich spiegelt die Umfrage wieder, dass die Unternehmensführung bei vielen Familienunternehmen offensichtlich nicht mehr zu den Herausforderungen der Digitalisierung passt. Es wird eine Investitionssumme festgelegt, mit der das Projekt “Digitalisierung” umgesetzt wird. Dazu muss einfach in eine bessere IT investiert werden und die Mitarbeiter zu schulen. Dann wird das schon. Das wurde immer so gemacht.

Zunächst müsste dringend und schnell das Management seine Fähigkeiten und sein Verständnis im Bereich der Digitalisierung ausbilden. Erst dann kann es das Unternehmen auf einen neuen Weg bringen.

Digitalisierung ist kein Projekt, sondern eine neue Evolutionsstufe eines Unternehmens. Dazu müssen sich alle im Unternehmen ändern – das Management als erstes.

 

Soziales Netzwerk

Warum in ein soziales Netzwerk investieren?

INSBESONDERE In der Finanzbranche hat inzwischen fast jede Führungskraft erkannt, welcher Wandel bereits begonnen hat und wie dringend Änderungen notwendig sind. Oft fehlen noch die konkreten Ideen, es gibt aber auch bereits erste hoffnungsvolle Signale. Im Fokus der Aktivitäten steht der Kunde. Wie kann dabei ein soziales Netzwerk helfen?

Was dabei nicht selten übersehen wird: die Organisation muss in der Lage sein, auf eine sich ständig verändernde Welt zu reagieren. Die Welt ist zu schnell und komplex für starre Prozesse und Hierarchien geworden.

Hier kann die Einführung eines sozialen Netzwerks helfen. Aber: die Einführung eines sozialen Netzwerks macht die Organisation nicht “Social” – sie zeigt nur die Schwachstellen auf und unterstützt auf dem Weg.

Interne Kommunikation

Jedes Unternehmen muss sich ernsthaft fragen, ob Informationen von der Basis auch das Management erreichen (und umgekehrt)?

In klassischen Hierarchien werden Informationen über das mittlere Management geleitet. Dieses agiert oft wie eine Firewall: es werden nur die Informationen durchgelassen, die dem Regelwerk entsprechen. Dieses Regelwerk basiert nicht nur auf sachlichen Entscheidungen, sondern auch auf Emotionen und persönlichen Erfahrungen. Es können wertvolle Informationen, Sichtweisen und Kommunikationen verloren gehen.

Informationsinseln

Der größte Teil der internen Informationen einer Organisation ist inzwischen in persönlichen Maildatenbanken und auf Dateilaufwerken weg gesperrt. So zeigen verschiedene Studien, dass Wissensarbeiter inzwischen 30-50% der Arbeitszeit für E-Mail-Sichtung und Informationssuche verschwenden.

Soziale Netzwerke können helfen

Wenn Firmen soziale Netzwerke einsetzen, werden persönliche Nachrichten zu Inhalten und das Suchen nach Informationen kann deutlich reduziert werden. In einem sozialen Netzwerk finden die Menschen die benötigten Informationen zu der für sie jeweils richtigen Zeit.

Wenn Menschen aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens interagieren, wird Innovation deutlich wahrscheinlicher passieren.

Das Management erfährt von den Herausforderungen der Basis und der Kunden. Diese werden übergreifend angegangen, auch ohne konkrete Aufträge durch Hierarchien. Mitarbeiter verstehen besser die Entscheidungen des Managements und haben mehr Transparenz über das Gesamtunternehmen.

Ein soziales Netzwerk kann somit eine schnellere Reaktion der Organisation auf Veränderungen bewirken. Viel schneller, als dies starre Strukturen können.

Veränderungen, die inzwischen jedes Unternehmen betreffen. Lag die durchschnittliche “Lebenserwartung” eine Fortune-500-Unternehmens vor einem halben Jahrhundert noch bei 75 Jahren, so ist diese inzwischen auf 15 Jahre gesunken (Quelle: deloitte – shift index). Kodak, Nokia & Co. sind hier prominente Beispiele.

Soziale Netzwerke als Managementaufgabe

Wie oben geschrieben: nicht die Einführung eines Netzwerkes macht das Unternehmen “Social”. Vielmehr muss das Unternehmen die kulturelle Veränderung beginnen – ein soziales Netzwerk kann dabei unterstützen.

Die Einführung eines sozialen Netzwerks ist eine Management-Aufgabe. Die Kulturänderung des Unternehmens muss ehrlich gewollt sein und voran getrieben werden. Dies muss sich auch in den eingesetzten Ressourcen widerspiegeln. Das Netzwerk spiegelt wieder, wie gut der Wandel gelingt.

Die Einführung wird Zeit, Kraft und Durchhaltevermögen kosten, sich aber für jedes Unternehmen lohnen.

 

Social Software: Wie überzeuge ich die mittlere Führungsebene?

Inzwischen hat sich herumgesprochen, dass die erfolgreiche Einführung einer Social Software auf einer Bereitschaft basiert, die Zusammenarbeit im Unternehmen vollständig zu überdenken.

Diese Änderungen müssen vom gesamten Unternehmen getragen werden. Es reicht es aus, wenn eine Fachabteilung sich euphorisch mit dem Thema beschäftigt – dann wird im besten Fall eine erfolgreiche Insellösung etabliert werden, die keine Schnittstellen zum Unternehmen hat. Auch eine noch so überzeugte Unternehmensführung wird den Wandel alleine nicht schaffen.

In der Regel versteht die Unternehmensführung schnell die Vorteile einer Einführung und kann sich für das Projekt begeistern. Auch die Mitarbeiter sind – bei einer entsprechend begleiteten Einführung – durchaus vom Nutzen zu überzeugen und machen mit.

Das größte Risiko bei der Einführung verbirgt sich tatsächlich im mittleren Management. Die dort angesiedelten Menschen haben in der Regel schon ein längeres Berufsleben hinter sich und damit eine entsprechende Lernerfahrung im Unternehmen. Sie sind maßgeblich für die Entscheidungsfindungen im Unternehmen verantwortlich und definieren, welches Wissen wem zur Verfügung steht und wie die Aufgaben verteilt sind.

Sicherlich gibt es kein Patentrezept für eine erfolgreiche Integration dieser Gruppe in eine Umsetzungsprojekt. Trotzdem lassen sich einige Erfolgsfaktoren finden:

  1. TopDown
    Es muss seitens der ersten Führungsebene glaubhaft der Wille zur Durchsetzung der neuen Strukturen vorgelebt und kontrolliert werden. Dazu gehört es, ein gemeinsames Verständnis zwischen erster und mittlerer Führungsebene zu schaffen und dieses dann auch ohne Kompromisse durchzusetzen. Dabei sind die “schwierigen Fälle” intensiv zu betrachten und immer wieder mitzunehmen. Die Geschwindigkeit der Umsetzung muss sich an den schwächsten Gliedern der Kette orientieren. Bei dauerhaften und nicht behebbaren Störungen muss im Zweifelsfall die Bereitschaft bestehen, eine schmerzhafte Entscheidung zu treffen und sich von einem Kettenglied zu trennen bevor die ganze Umsetzung gefährdet ist.
  2. Transparentes Unternehmen
    Ziel muss es sein, dass gesamte Unternehmen jedem Mitarbeiter transparent zu machen. Der Geschäftszweck, die Produkte, die Entwicklungen, die Entscheidungen, die Ziele, die Märkte, die Weiterentwicklung und alle anderen Rahmenbedingungen müssen sichtbar werden. Im Endeffekt muss jeder Mitarbeiter das Unternehmen verstehen und erklären können. Damit wird die Basis geschaffen, dass die Mitarbeiter sich engagieren – und damit die mittlere Führungsebene ebenfalls unter Druck setzen, mitzumachen.
  3. Freiheiten zulassen
    Die junge Generation, die bereits in den Unternehmen angekommen ist, braucht andere Rahmenbedingungen. Starre Vorgaben seitens des Managements bremsen das Engagement. Hier wird das mittlere Management seine neue Definition finden können: die Balance zwischen rechtlichen Vorgaben, Sicherheit, nötigen Prozessen und Strukturen und Freiheiten zu finden und umzusetzen. Die Freiheiten sind die Basis für Innovationen und die Weiterentwicklung des Unternehmens – und damit für den dauerhaften Bestand am hochdynamischen Markt.
  4. Generationen übergreifendes Lernen
    Das gesamte Unternehmen muss dauerhaft lernen. Auch hier ist eine neue Aufgabe für das mittlere Management zu sehen: die Basis für dieses Lernen zu schaffen und die “Lehrer” im Unternehmen zu motivieren. Altersgrenzen spielen hierbei keine Rolle mehr. So kann beispielsweise durchaus ein Azubi für die Führungskräfte eine Lehrveranstaltung durchführen oder im sozialen Netzwerk relevante Informationen bereitstellen. Dieses Verständnis muss sich entwickeln.

Fazit

Das mittlere Management muss einerseits den Druck von oben und unten verspüren, dass die Änderungen gewollt sind. Viel wichtiger ist es aber, im Vorfeld für die Personengruppen die Aufgabenstellungen neu zu erarbeiten und für diese neuen Erwartungen an sie ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln – gerade die erste Führungsebene ist hier extrem gefordert, Je besser diese Vorbereitung funktioniert hat, desto weniger “Druck” ist nötig.

Social Business als Motivation für Mitarbeiter?!

“Fehlendes Wissen demotiviert Mitarbeiter. Dieser Überzeugung sind 81 Prozent der deutschen Personaler. Zudem wirkt sich der Mangel an notwendigem Know-how negativ auf die Arbeitsqualität aus.”, so die Computerwoche im einem Artikel von 17.12.2014.

Die Aussage basiert auf einer Umfrage bei über 400 HR’lrn unterschiedlicher Branchen im Rahmen der Studie “HR als Wissensmanager: Strategien für den Unternehmenserfolg” von Haufe und dem Institut für Marktforschung GmbH.

Dabei geben 28 Prozent an, dass der Informationsfluss und die Kommunikation in der Firma nicht ausreichend sind. Die meistgenannten Gründe sind:

  • Kollegen geben ihr Wissen nicht weiter (46 Prozent).
  • Es gibt keine Tools für den internen Austausch (32 Prozent).
  • Wissenstransfer ist kein Bestandteil der Unternehmenskultur (31 Prozent).

Fast logischerweise ist die mangelnde Weitergabe von Wissen als wichtigster Punkt genannt worden. Schade, dass (immerhin wurden HR’ler befragt) nicht die Kultur an erster Stelle der Gründe steht. Scheinbar wird immer noch angenommen, dass die Weitergabe von Wissen primär die Aufgabe des einzelnen Mitarbeiters ist. So lange das Unternehmen diese Weitergabe aber nicht explizit einfordert und von der Spitze bis zum Mitarbeiter dies auch lebt (also die entsprechende Kultur und auch die Tools bereitstellt), kann von dem einzelnen Kollegen nicht die Weitergabe von Wissen verlangt werden. Ganz im Gegenteil – viele Unternehmenskulturen verurteilen dies immer noch indirekt. Dokumentation und Wissensweitergabe wird als Zeitverschwender gesehen – oder zumindest immer noch unwichtiger als das “Tagesgeschäft”. Erst wenn eine Unternehmenskultur die Weitergabe von Wissen unabhängig von der organisatorischen Struktur als Teil des Tagesgeschäfts verstanden hat und dies vorlebt, wird auch die Weitergabe von Wissen bei den Kollegen untereinander funktionieren.

Zäumt man also das Pferd von vorne auf, kann die Gleichung funktionieren: die erfolgreiche Einführung einer Social Business Software verlangt eine Kulturänderung des Unternehmens. Diese bedingt eine offene Weitergabe von Wissen und motiviert letztendlich auch die Mitarbeiter. Und motivierte Mitarbeiter schaffen mehr für das Unternehmen und bleiben in der Regel dem Unternehmen auch länger erhalten.

Mitarbeiter wollen gefragt werden

Ein Artikel in der Computerwoche beschäftigt sich mit einer Umfrage von Haufe, wo 11.880 Mitarbeiter mit und ohne Führungsverantwortung befragt wurden. Eindeutiges Ergebnis: Mitarbeiter wünschen sich deutlich mehr in die Unternehmensentscheidungen mit eingebunden zu werden (69%).

Egal, ob die Zahl repräsentativ oder nicht ist – sie spiegelt einen Trend wieder, der durch die immer wieder diskutierte Generation Y und deren zugeschriebene Eigenschaften untermauert wird. Spätestens diese Generation legt keinen Wert mehr auf die klassische Karriere, sondern möchte mit gestalten. “Teilen statt Besitzen” ist eines der weiteren Schlagworte, welche im Unternehmenskontext auch “Wissen weitergeben statt für sich zu behalten” lauten könnte.

Nur stellt sich die Frage, wie ein Unternehmen 2.0 sich mit dieser Anforderung auseinandersetzt. Die klassischen Unternehmen – und Ausnahmen davon findet man leider noch viel zu selten – haben sich damit noch gar nicht richtig auseinandergesetzt. Man pflegt die Hierarchie und Wissen ist nach wie vor ein Machtfaktor.

Für anders denkende Mitarbeiter ist wenig Platz. Die Weitergabe von Wissen wird nicht belohnt, das Horten von Wissen nicht geahndet. Für das Niederschreiben von Wissen ist meist keine Zeit – das Tagesgeschäft wird höher priorisiert. Damit bekommen Mitarbeiter, die grundsätzlich Wissen weitergeben wollen einen organisatorischen Dämpfer verpasst. Schnell geht dies in eine Resignation über. Konsequenterweise gibt es dann auch gar keine Softwareunterstützung um dies zu ändern. Word und Powerpoint sind nach wie vor die Wissens”datenbanken” im Unternehmen – wenn man fortschrittlich ist, hat man vielleicht auch ein vor Jahren angelegtes Wiki, das ungepflegt dahin dümpelt.

Wie kann man das Lösen: Man schafft sich eine Social Software an und hat ein Medium, in dem die Mitarbeiter pflegen können. Der Rest ergibt sich… Natürlich ist dies eine Fehleinschätzung. Die Software kann der erste Schritt sein, ist aber auch nur der geringste Aufwand.

Viel größer wird der Schritt, im Unternehmen die Kultur so zu ändern, dass die obige Beurteilung von Wissensweitergabe sich dreht. Dies ist ein jahrelanges Projekt, welches einen absoluten Willen der Geschäftsführung mit sich bringen muss. Ob man dies durch Überzeugung oder Beispielprojekte schafft, hängt ganz von der bisherigen Unternehmenskultur und dem persönlichen Hintergrund der Entscheider ab. Denn eines ist klar: ein Unternehmen, in dem die Mitarbeiter die scheinbar vorhandene Motivation bei der Mitgestaltung nicht verlieren (und irgendwann die guten davon kündigen) sollen, muss sich radikal verändern. Und das funktioniert unterm Strich nur vom Kopf her. Die gute Nachricht: es geht – und sichert nicht nur qualifiziertes Personal, sondern mittelfristig das Überleben am Markt.

OwnCloud – Goodbye Dropbox & Co.

Es ist ja so extrem einfach, bei den großen Providern alle Daten zu hinterlegen – man hat inzwischen immer und überall Zugriff darauf. Allerdings wird die Sensibiltät der Nutzer, dass nicht nur sie, sondern auch viele Dritte damit Zugriff auf die Daten haben dank der NSA-Problematik immer höher.

Wer sich ernsthaft mit seinen Daten beschäftigt, der müsste schon immer die Finger von den großen Diensten gelassen haben. Je mehr man aber mit dem Smartphone oder Tablet macht (und wer tut das nicht), desto mehr Daten kommen auch in diese Netzwerke. Also bietet es sich an, den großen Diensten möglichst nur einen kleinen Anteil “hinzuwerfen” und den Rest selber unter Kontrolle zu haben. Das ist aber gar nicht so einfach, man verzichtet schnell auf viel Komfort – eine Dropbox ist doch so praktisch und einfach.

Die Cloud-Alternative OwnCloud ist gerade in der Version 6 erschienen und kann den Platzhirschen Google, Dropbox & Co. langsam immer mehr Konkurrenz machen. Inzwischen ist eine Online-Textverarbeitung enthalten – nach dem Vorbild von Google Docs.

Nebenbei ist OwnCloud übrigens nicht nur für Privatkunden interessant – gerade auch der Firmenkunde ist schnell gefordert – wie schnell sind Mitarbeiter dabei, Firmeninterna in eine Dropbox zu verschieben, wenn man nicht aufpasst.

Wer sich mit dem Thema auseinander setzen will, der kann sehr schnell bei einem “Free-Plan-Provider” das Softwarepaket mit eigenen Inhalten testen: http://owncloud.org/providers/. Ohne eigene Datencontainer kann man das auch direkt auf der Homepage von OwnCloud machen. Ob man dort sensible Daten hinterlegt, sollte man sich allerdings gut überlegen.

Der nächste Schritt wäre dann, einen eigenen Server beim Provider des Vertrauens (da war es wieder…) zu mieten und die OwnCloud zu installieren (geht relativ einfach) oder sich die Hardware doch wieder ins eigene Haus zu stellen. Im zweiten Falle sollte man allerdings auch mal überlegen, wie das Notfallszenario bei einem Brand oder Diebstahl aussieht. Wenn der Dieb die “Kiste” mitgehen lässt und man lokal keine Verschlüsselung und kein Backup hat, sind nicht nur die wichtigen Daten “futsch”, sondern auch in den Händen einer wirklich nicht vertrauenswürdigen Person.

 

Social Media Guidelines und Social Media Team

Wie setzen erfolgreiche Unternehmen soziale Netzwerke ein?

Im letzten Artikel wurde als erster Schritt mit der Beschäftigung von sozialen Netzwerken die Auseinandersetzung mit Social Media dargestellt. Auf der einen Seite darf sich kein Unternehmen heute mehr diesem Schritt verweigern und muss sich mit dem Thema auseinander setzen. Auf der anderen Seite bringt die Beschäftigung mit Social Media auch eine Kulturänderung in Gang, die das Unternehmen positiv im Inneren einsetzen kann und mit dem nächsten Schritt “Einführung von Social Business” beginnen kann.

Doch schauen wir uns erst einmal an, was bei der Einführung von Social Media zu berücksichtigen ist.

Social Media Guidelines

Das Unternehmen sollte die Nutzung sozialer Netzwerke aktiv unterstützen und befürworten. In „Social Media Guidelines“ wird dem Mitarbeiter ein Leitfaden für die Nutzung sozialer Netzwerke an die Hand gegeben. Dort sollten diese Inhalte niedergeschrieben werden:

  • wie steht das Unternehmen zum Thema,
  • welche Regeln sollte der Mitarbeiter in sozialen Netzwerken grundsätzlich beachten,
  • wie soll sich der Mitarbeiter verhalten, wenn der Name des Unternehmens ins Spiel kommt,
  • was darf der Mitarbeiter in den Netzwerken machen, ohne gegen Richtlinien des betrieblichen Datenschutzes oder seinen Arbeitsvertrag zu verstoßen,
  • wie hat der Mitarbeiter sich zu verhalten, wenn er auf offiziellen Angeboten des Unternehmens tätig wird,
  • an wen kann er sich im Zweifelsfall innerhalb des Unternehmens wenden.

Dieser Leitfaden wird an alle Mitarbeiter im Unternehmen verteilt und regelmäßig aktualisiert.

 

Social Media Team

Es sollte im Unternehmen ein Team eingerichtet werden, das den Mitarbeitern als Ansprechpartner zur Verfügung steht. Dieses Team kann auch – je nach Größe des Unternehmens – beobachten, wie das Unternehmen in öffentlichen sozialen Netzwerken erwähnt wird und entsprechend reagieren.

Das Team kennt die sozialen Netzwerke und kann den Mit­ar­bei­ter bei seinen Aktivitäten beraten. Ist eine schnelle Reaktion auf Beiträge im Netz nötig, kann entweder das Team diese Reaktion umsetzen oder hat die Möglichkeiten, die entsprechende Führungsebene zu aktivieren.

Das Team muss seine eigenen Prozesse aufbauen und immer wieder den aktuellen und sich schnell verändernden Gegeben­heiten anpassen. Gleichzeitig berät es das Management zu allen Themen und Neuerung und unterstützt die Mitarbeiter auch aktiv bei der Nutzung sozialer Software.

Auch das Team muss sich an klare, vorab festgelegte Regeln halten, denn jedes Handeln (und Nicht-Handeln) hat im sozialen Netzwerk auch entsprechende Folgen.

  • Es müssen klare Worst-Case-Szenarien vorhanden sein.
  • Sämtliche Beiträge und Kommentare müssen glaub­wür­dig sein.
  • Es dürfen keine Beleidigungen erfolgen, der Ton sollte immer neutral und unmissverständlich freundlich bleiben, persönliche Gefühle des Mitarbeiters gegenüber einem Kunden haben zurück zu stehen.

Es zeigt sich deutlich, dass das Anforderungsprofil der ein­ge­setzten Mitarbeiter eher aus den Bereichen Marketing und/oder Personal kommt, mit der eigentlichen IT aber wenig zu tun hat. Die Mitarbeiter müssen bereits soziale Netzwerke kennen und sich der Konsequenz Ihres Handelns (oder Nicht-Handelns) jederzeit bewusst sein.

Im nächsten Teil: Jeder darf mitmachen…

Das Unternehmen 2.0: Be social – Teil 3

Recruiting neuer Mitarbeiter

Viel wird vom aktuellen Fachkräftemangel gesprochen. Unter­neh­men werden es aufgrund des Rückgangs der Geburten immer schwerer haben, für sie geeignete Fachkräfte zu finden. Nicht mehr die Bewerber werden in Konkurrenz zueinander stehen, sondern die Unternehmen.

Die Bewerber werden sich die für sie attraktivsten Arbeitgeber aussuchen können. Dabei werden sie sich für Arbeitgeber entscheiden, die für sie attraktive Arbeitsbedingungen bieten können. Dies bezieht sich sowohl auf den eigentlichen Arbeitsplatz aber auch auf das grundsätzliche Selbstverständnis des Unternehmens – „Social Business“ ist gefragt.

Allein schon der Weg, um die attraktiven Mitarbeiter auf das eigene Unternehmen aufmerksam zu machen, verändert sich. Ist das Unternehmen schon nicht in den sozialen Netzwerken präsent bzw. präsentiert sich dort unzureichend, wird es zukünftig schwerer werden, einen potenziell interessanten Mitarbeiter für sich zu gewinnen.

Nicht nur die Arbeitgeber nutzen die sozialen Netzwerke, wie z.B. XING, um sich neue Mitarbeiter im Vorfeld anzusehen. Umgekehrt nutzt aber auch der Bewerber diese Medien, um sich über seinen potenziellen neuen Arbeitgeber und die eventuellen neuen Kollegen zu informieren. Nur welches Unternehmen hier besteht, wird sich die interessantesten Mitarbeiter sichern können.

Recruiting interner Mitarbeiter

Nicht nur bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter werden die sozialen Netzwerke eine entscheidende Rolle spielen. Auch bei der Besetzung interner Stellen – sei es fachliche oder disziplinarische Positionen – wird das soziale interne Netzwerk einen entscheidenden Beitrag spielen können.

Aktuell wird eine frei werdende Stelle in Unternehmen meist aus der eigenen organisatorischen Einheit durch Nachrücken bzw. durch eine interne Ausschreibung besetzt. Oft wird in diesem Verfahren nur der zweitbeste Mitarbeiter gefunden und besetzt die neue Position.

Eigentlich müsste jedes Unternehmen daran interessiert sein, einen dynamischen und fachlich kompetenten Mitarbeiter zu finden. In einem modernen Unternehmen müsste dieses Profil mit einem Kollegen besetzt werden, der sich aktiv in dem firmeninternen Netzwerk beteiligt. Denn hier befindet sich die Schnittstelle zu den Kollegen und es baut sich der Wissenspool des Unternehmens auf. Nach einiger Zeit der Nutzung lassen sich also aus dem Netzwerk Mitarbeiter finden, die folgende Eigenschaften besitzen:

  • Bereitschaft zur Weitergabe von Wissen,
  • Kommunikatives Wesen,
  • Fachliche Kompetenz in einem Thema und
  • In der Lage, qualitativ hochwertige und hilfreiche Informationen zu Themenstellungen beizutragen.

Die Liste dieser Eigenschaften ließe sich beliebig verlängern. Genauso, wie ich in externen sozialen Netzwerken wie XING und Facebook mir einen Eindruck von einer Person verschaffen kann, ist dies natürlich auch im internen sozialen Netzwerk der Firma möglich. Selbstverständlich wird eine Stellenbesetzung nur aus diesen Daten keine sinnvolle Entscheidung sein. Hier gehört die Beurteilung weiterer Fakten, wie zum Beispiel die Fähigkeiten zur Personalführung und die eigentliche Persönlichkeit dazu. Wohl aber kann die (Nicht-)Aktivität im sozialen Netzwerk ein Beurteilungsfaktor sein.

Das Unternehmen 2.0: Die Mitarbeiter – Generationen und Werte

Insbesondere bei der in den Unternehmen nachwachsenden, jungen Generation stellt sich ein neuer Blick auf den Arbeitsplatz ein.

Der Arbeitsplatz ist nicht mehr ausschließlich geprägt durch den Blick auf die Karriere und das Fortkommen. Vielmehr wächst eine Generation heran, die Technologie als zweites Standbein ansehen (weil sie mit ihr groß geworden ist) und die mehr an Netzwerken interessiert sind als an einer Identität, die sich über das Unternehmen definiert. Das Netzwerk wird als Karrieremotor verstanden.

Nehmen wir als Verdeutlichung für die Veränderungen das Verhalten der heutigen älteren Schüler bei den Hausaufgaben.

Gab es früher Schwierigkeiten, so schaute man zunächst im Schulbuch nach. Vielleicht wurde der Brockhaus oder ein anderes vorhandenes Fachbuch zu Rate gezogen, vielleicht wurden auch die Eltern befragt. Alternativ wurde auch mal ein Klassenmitglied befragt, zu dem engerer Kontakt bestand.

Heute ist das Facebook das erste Mittel der Wahl. Die Schüler sind untereinander vernetzt. Bei auftretenden Fragen ist eine Kommunikation – und damit auch eine Lösung des Problems – schnell erledigt.

Und genau diese Art der Zusammenarbeit ist auch das, was Unternehmen im Grund genommen wollen und wonach sie seit Langem suchen: Schnelle und gute Lösungen statt perfekten Lösungswegen. Die junge Generation bringt diese Arbeitsweise mit.

Neben dieser „jungen Generation“ finden wir in Unternehmen die Generation der 35-49-jährigen, die eine unentbehrliche Quelle an Fachleuten bildet und die Generation 50+, die für Weisheit und das intellektuelle Kapital der Organisation stehen.

Oft wird die „junge Generation“ als die Generation der „digital natives“ bezeichnet, also der Menschen, die mit der Technologie aufgewachsen sind und deshalb automatisch vollkommen natürlich mit ihr umgehen. Diese Behauptung ist sicherlich genauso falsch wie die Behauptung, dass die Generation 50+ keinen Bezug mehr zu sozialen Netzwerken herstellen kann.

Richtiger ist deshalb sicherlich der Begriff der „digital residents“. Es handelt sich also Menschen, die sich bewusst oder unbewusst in der Digitalität angesiedelt haben und die Informations­technologie für sich nutzen. Diese „digital residents“ finden wir in allen Altersgruppen – wenn sie sicherlich auch bei der jungen Generation weiter verbreitet sind.

Einen deutlichen Unterschied aber kann man bei der jungen Generation erkennen: sie bringt andere Werte in das Berufsleben mit. Nicht mehr Geld und Macht stehen im Fokus. Es sind vielmehr interessante Aufgaben, die primär locken. Sicherlich stehen diese beiden Ziele nicht im Widerspruch – die Herangehensweise hat sich nur in den letzten Jahren stark verändert.

War es in der Vergangenheit so (oder ist es in der Gegenwart in vielen Unternehmen noch), dass Wissen auch Macht bedeutete. Wer also mehr Wissen als andere hatte, der hatte auch bessere Aufstiegschancen. Die mittlere und ältere Generation hat so noch das Berufsleben kennengelernt; die jüngere Generation geht hier anders heran. Wer Wissen teilt und weitergibt, zeigt seine Kompetenz und hat damit Aufstiegschancen. Somit ist auch eine Bereitschaft zum Teilen von Wissen vorhanden.

Nun trifft diese Bereitschaft auf Menschen der mittleren und älteren Generation, die den Umgang mit Wissen ihr ganzes Berufsleben anders gelernt und gelebt haben. Dies gilt aber nicht nur für die Menschen, sondern auch für die Prozesse und Systeme. Wissen verteilt sich nach wie vor in den meisten Unternehmen klar strukturiert über die einzelnen Hierarchiestufen.

Nun wäre es ein denkbarer Weg, auf Hierarchien in Unternehmen zu verzichten – damit müsste auch das Problem der Wissensverteilung geklärt werden können.

So einfach wird es nicht sein, finden wir doch kein wirkliches Beispiel für Unternehmen, in denen es keine Hierarchien gibt und das gut funktioniert. Unsere Gesellschaft ist für ein basisdemokratisch aufgebautes Unternehmen nicht geschaffen.

Das Gegenteil ist der Fall: Hierarchien, Prozesse und Arbeitsplatzbeschreibungen schaffen Sicherheit und definieren die Schnittstellen, sowie die Verantwortungen.

Sie sind kein Zeichen für Kontrollsucht oder Furcht vor dem Loslassen. Sie sind aber auch kein Grund für eine hierarchische Verteilung von Wissen. Trotzdem muss auch klar bleiben, dass nicht automatisch jedes Wissen im Unternehmen für jeden zugänglich sein muss – es schwieriges Unterfangen.

Das Unternehmen 2.0 – Teil 3

Umdenken bei den Mitarbeitern

Auch für die Mitarbeiter ist der neue Kommu­ni­ka­tions­kanal eine Herausforderung. Genau wie bei der Ein­führung von E-Mail Regeln notwendig waren, wie der Um­gang mit Kunden am Telefon geschult wird, so ist auch der Umgang mit Social Media etwas zu Erler­nen­des.

Darüber hinaus sind die Mitarbeiter bereits oder werden noch privat sich in sozialen Netzwerken engagieren. Sie haben somit eine Doppelrolle als Mitarbeiter ihres Unternehmens und auch als Privatperson.

Das Unternehmen hat die Pflicht, beide Rollen des Mitarbeiters zu betrachten, da sich keine klare Grenze ziehen lässt. In vielen sozialen Netzwerken werden die Benutzer motiviert, auch den Namen ihres Unternehmens anzugeben. Damit sind sie in der Außen­wirkung plötzlich nicht mehr nur eine Privatperson, sondern auch als Mitarbeiter eines Unternehmens im sozialen Netzwerk sichtbar.

Fazit

Bei diesen Herausforderungen kann das Management sich schon die Frage stellen, ob die Teilnahme in einem sozialen Netzwerk sinnvoll ist. Dieser Punkt ist auch unter den Marketingexperten nicht eindeutig mit einer Zustimmung beantwortet.

Trotzdem stellt sich diese Frage nicht wirklich. Ein Unternehmen hat zwar (noch) auf den ersten Blick die Wahl, ob es eine eigene Seite in den sozialen Netzwerken gründen möchte.

Auf den zweiten Blick ist diese Wahl aber gar nicht vorhanden. Auch bei einer Unternehmensdarstellung im Web wird heute nicht mehr das Pro und Contra diskutiert – eine Webadresse gehört zu jedem Unternehmen heute so selbstverständlich dazu wie das Briefpapier auf dem sie im Impressum abgedruckt wird.

Lieber heute als morgen sollte ein Unternehmen sich den Unternehmensnamen bei den sozialen Netzwerken reservieren und dort präsent sein – bevor es andere tun.

Selbst wenn ein Unternehmen sich noch gegen einen aktiven Auftritt entscheidet – was über das Unternehmen und dessen Produkte in diversen Foren geschrieben wird, sollte bekannt sein. Ohne eine aktive Teilnahme kann auch nicht regulierend – im positiven Sinne – eingegriffen werden.

Und auch wenn das Management hier noch keinen Handlungsbedarf sieht – die Mitarbeiter tun es schon längst. Es gibt rund sieben Milliarden Menschen auf der Welt. Davon nutzen (wie intensiv auch immer) mindestens eine Milliarde Menschen Facebook. Es ist sehr wahrscheinlich, dass mindestens einer davon auch im betroffenen Unternehmen arbeitet. Und wie bereits dargestellt, ist eine Teilnahme eines Mitarbeiters in einem sozialen Netzwerk keine reine Privatsache.