Licht und Schatten

Für die allermeisten Mitarbeiter (wie auch die Geschäftsführung) wird diese Erfahrung von sozialen Netzwerken und Social Software neu sein. Man wird sich langsam an die neue Kultur heranarbeiten und auch Rückschläge zu verzeichnen haben.

Gerade deshalb sind Spielregeln wichtig. Nur wer sich im Vorfeld überlegt, was erlaubt und was verboten ist, kann auch später eingreifen. Für alle existiert ein gültiger Rahmen – keiner ist im Ungewissen, welche Folgen seine Handlung hat und kann sich im Zweifelsfall darauf berufen.

Die Spielregeln müssen immer wieder neu definiert werden und an aktuelle Gegebenheiten angepasst werden. In einem transparenten Unternehmen tun dies alle gemeinschaftlich. Es sind gelebte Regeln.

In den vorherigen Beiträgen werden ein Kulturwandel und ein neuer Arbeitsplatz auf Basis einer Social Software mit einem erfolgreichen Unternehmen in Verbindung gebracht. Selbstverständlich ist dies nicht als Automatismus oder Gleichung gemeint, sondern als Voraussetzung.

Ein zukunftsfähiges Unternehmen muss sich mit neuen Arbeitskonzepten auseinandersetzen. Social Media hat seine Existenzberechtigung im privaten Umfeld bereits bewiesen. Dieser Erfolg kann auch in Unternehmen umgesetzt werden – das ist sicher. Welcher Weg eingeschlagen wird, wie lang diese ist und ob man alle Kurven mitmachen muss, das hängt stark vom einzelnen Unternehmen und dessen Startposition ab.

Nicht verschwiegen werden soll, dass auf diesem Weg auch viele Hindernisse zu finden sind. Beim Beschreiten von neuen Wegen kann man nie im Vorfeld wissen, welche Hindernisse existieren und zu welchem Zeitpunkt sie auftauchen. Sie sind aber kein Grund, den Weg nicht zu beschreiten. Nur wer losgeht, kann auch irgendwann ankommen.

Es gilt einfach dabei, Vorsicht walten zu lassen. Wer die Augen verschließt, der hat ein hohes Risiko ins Stolpern zu kommen. Wer sie aufmacht wird die Gefahren rechtzeitig sehen und sie umschiffen können.

Immer wieder werden Gefahren dargestellt, dass Mitarbeiter Interna unbedacht nach außen geben können. Ja, die Gefahr existiert unbestritten. Aber seinen wir einmal ehrlich, existiert die auch nicht bei E-Mail? Wie oft haben Sie bereits eine E-Mail erhalten, die nicht für sie bestimmt war und der Absender sich vertippt hat.

Von Mitarbeitern mit krimineller Energie sich schützen zu wollen, ist sowieso in den meisten Fällen ein Ding der Unmöglichkeit.

Planen Sie den Einsatz von Social Media und Social Software sorgfältig. Schauen Sie am Anfang des Weges, welche potenziellen Hindernisse auftauchen können und sorgen sie vor. Helfen Sie den mitreisenden Kollegen aktiv. Seien Sie auch während der Reise wachsam und reagieren Sie schnell. Dann wird der Weg auch für Ihr Unternehmen zu einem Erfolgsweg.

Jeder darf mitmachen und die Nutzung am Arbeitsplatz

Jeder darf mitmachen

Grundsätzlich ist dies eine der Spielregeln für „Social Media“ und sollte auch so im Unternehmen umgesetzt werden. Um Wildwuchs zu vermeiden, sind gut durchdachte „Social Media Guidelines“ wesentlich.

Schnell gerät ein Mitarbeiter durch einen unbedachten Kommentar in einem sozialen Netzwerk in die Gefahr, dass er als Vertreter des Unternehmens identifiziert wird und das Verhalten auf das Unternehmen zurückfällt.

Es muss vermieden werden, dass die (private) Meinungsäußerung eines Mitarbeiters als Unternehmensaussage interpretiert wird. Mitarbeiter können und dürfen über das Unternehmen, aber nicht für das Unternehmen sprechen. Sie sind keine Unternehmenssprecher.

Die Konsequenz: Es reicht nicht aus, einen „Social Media Guideline“ erarbeitet zu haben – die Mitarbeiter müssen entsprechend geschult werden.

Nutzung am Arbeitsplatz

An dieser Frage scheiden sich die Geister: darf der Mitarbeiter soziale Netzwerke am Arbeitsplatz benutzen oder nicht? Intuitiv wird diese Frage verneint und die Nutzung verboten.

Dies ist nicht der richtige Weg. Bei der Nutzung des Internets war dies in vielen Fällen bereits ein Eigentor. Auch hier wurde die Nutzung anfänglich verboten oder auf bestimmte Seiten beschränkt. Je mehr das Internet eine Notwendigkeit für den Arbeitsplatz wurde, desto schwieriger waren die Sperren durchzuhalten und die Mitarbeiter hatten teilweise Aufholbedarf im Umgang mit dem Netz.

Dazu kommt, dass ein Unternehmen sicherlich die Geräte am Arbeitsplatz vor dem Zugriff auf soziale Netzwerke schützen kann, der Mitarbeiter dann aber vielleicht auf sein privates Endgerät schwenkt.

Vielmehr sollten Unternehmen die Nutzung mindestens tolerieren – besser sogar dazu ermuntern. Wichtig ist nur, dass der Mitarbeiter dabei seine eigentlichen Aufgaben nicht aus dem Blick verliert und damit unproduktiv wird. Dies ist eine Aufgabe der Führungskraft, so wie sie heute auch bereits darauf achten sollte, dass der Mitarbeiter nicht die Zeitung während der Arbeitszeit liest oder übermäßig privat telefoniert oder E-Mail schreibt.

Spitzer formuliert: Wenn die private Nutzung sozialer Netzwerke ein Problem ist, gibt es im Unternehmen ein Managementproblem und eine Führungsschwäche.

Durchaus sind aber Arbeit und Freizeit zu trennen. Arbeit ist kein Privatvergnügen, sondern ein Vertrag mit Rechten und Pflichten auf beiden Seiten.

Übrigens: Nach einer aktuellen Studie der IBM erlauben 90% der im Umfeld der sozialen Netzwerke erfolgreichen Unternehmen den Mitarbeitern die Nutzung am Arbeitsplatz. Die Unternehmen müssen aber wissen, was soziale Netzwerk bedeuten und klare, abgestimmte Vorgaben machen.

Social Media Guidelines und Social Media Team

Wie setzen erfolgreiche Unternehmen soziale Netzwerke ein?

Im letzten Artikel wurde als erster Schritt mit der Beschäftigung von sozialen Netzwerken die Auseinandersetzung mit Social Media dargestellt. Auf der einen Seite darf sich kein Unternehmen heute mehr diesem Schritt verweigern und muss sich mit dem Thema auseinander setzen. Auf der anderen Seite bringt die Beschäftigung mit Social Media auch eine Kulturänderung in Gang, die das Unternehmen positiv im Inneren einsetzen kann und mit dem nächsten Schritt „Einführung von Social Business“ beginnen kann.

Doch schauen wir uns erst einmal an, was bei der Einführung von Social Media zu berücksichtigen ist.

Social Media Guidelines

Das Unternehmen sollte die Nutzung sozialer Netzwerke aktiv unterstützen und befürworten. In „Social Media Guidelines“ wird dem Mitarbeiter ein Leitfaden für die Nutzung sozialer Netzwerke an die Hand gegeben. Dort sollten diese Inhalte niedergeschrieben werden:

wie steht das Unternehmen zum Thema,
welche Regeln sollte der Mitarbeiter in sozialen Netzwerken grundsätzlich beachten,
wie soll sich der Mitarbeiter verhalten, wenn der Name des Unternehmens ins Spiel kommt,
was darf der Mitarbeiter in den Netzwerken machen, ohne gegen Richtlinien des betrieblichen Datenschutzes oder seinen Arbeitsvertrag zu verstoßen,
wie hat der Mitarbeiter sich zu verhalten, wenn er auf offiziellen Angeboten des Unternehmens tätig wird,
an wen kann er sich im Zweifelsfall innerhalb des Unternehmens wenden.

Dieser Leitfaden wird an alle Mitarbeiter im Unternehmen verteilt und regelmäßig aktualisiert.

Social Media Team

Es sollte im Unternehmen ein Team eingerichtet werden, das den Mitarbeitern als Ansprechpartner zur Verfügung steht. Dieses Team kann auch – je nach Größe des Unternehmens – beobachten, wie das Unternehmen in öffentlichen sozialen Netzwerken erwähnt wird und entsprechend reagieren.

Das Team kennt die sozialen Netzwerke und kann den Mitarbeiter bei seinen Aktivitäten beraten. Ist eine schnelle Reaktion auf Beiträge im Netz nötig, kann entweder das Team diese Reaktion umsetzen oder hat die Möglichkeiten, die entsprechende Führungsebene zu aktivieren.

Das Team muss seine eigenen Prozesse aufbauen und immer wieder den aktuellen und sich schnell verändernden Gegebenheiten anpassen. Gleichzeitig berät es das Management zu allen Themen und Neuerung und unterstützt die Mitarbeiter auch aktiv bei der Nutzung sozialer Software.

Auch das Team muss sich an klare, vorab festgelegte Regeln halten, denn jedes Handeln (und Nicht-Handeln) hat im sozialen Netzwerk auch entsprechende Folgen.

Es müssen klare Worst-Case-Szenarien vorhanden sein.
Sämtliche Beiträge und Kommentare müssen glaubwürdig sein.
Es dürfen keine Beleidigungen erfolgen, der Ton sollte immer neutral und unmissverständlich freundlich bleiben, persönliche Gefühle des Mitarbeiters gegenüber einem Kunden haben zurück zu stehen.

Es zeigt sich deutlich, dass das Anforderungsprofil der eingesetzten Mitarbeiter eher aus den Bereichen Marketing und/oder Personal kommt, mit der eigentlichen IT aber wenig zu tun hat. Die Mitarbeiter müssen bereits soziale Netzwerke kennen und sich der Konsequenz Ihres Handelns (oder Nicht-Handelns) jederzeit bewusst sein.

Im nächsten Teil: Jeder darf mitmachen…