Soziales Netzwerk

Warum in ein soziales Netzwerk investieren?

INSBESONDERE In der Finanzbranche hat inzwischen fast jede Führungskraft erkannt, welcher Wandel bereits begonnen hat und wie dringend Änderungen notwendig sind. Oft fehlen noch die konkreten Ideen, es gibt aber auch bereits erste hoffnungsvolle Signale. Im Fokus der Aktivitäten steht der Kunde. Wie kann dabei ein soziales Netzwerk helfen?

Was dabei nicht selten übersehen wird: die Organisation muss in der Lage sein, auf eine sich ständig verändernde Welt zu reagieren. Die Welt ist zu schnell und komplex für starre Prozesse und Hierarchien geworden.

Hier kann die Einführung eines sozialen Netzwerks helfen. Aber: die Einführung eines sozialen Netzwerks macht die Organisation nicht „Social“ – sie zeigt nur die Schwachstellen auf und unterstützt auf dem Weg.

Interne Kommunikation

Jedes Unternehmen muss sich ernsthaft fragen, ob Informationen von der Basis auch das Management erreichen (und umgekehrt)?

In klassischen Hierarchien werden Informationen über das mittlere Management geleitet. Dieses agiert oft wie eine Firewall: es werden nur die Informationen durchgelassen, die dem Regelwerk entsprechen. Dieses Regelwerk basiert nicht nur auf sachlichen Entscheidungen, sondern auch auf Emotionen und persönlichen Erfahrungen. Es können wertvolle Informationen, Sichtweisen und Kommunikationen verloren gehen.

Informationsinseln

Der größte Teil der internen Informationen einer Organisation ist inzwischen in persönlichen Maildatenbanken und auf Dateilaufwerken weg gesperrt. So zeigen verschiedene Studien, dass Wissensarbeiter inzwischen 30-50% der Arbeitszeit für E-Mail-Sichtung und Informationssuche verschwenden.

Soziale Netzwerke können helfen

Wenn Firmen soziale Netzwerke einsetzen, werden persönliche Nachrichten zu Inhalten und das Suchen nach Informationen kann deutlich reduziert werden. In einem sozialen Netzwerk finden die Menschen die benötigten Informationen zu der für sie jeweils richtigen Zeit.

Wenn Menschen aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens interagieren, wird Innovation deutlich wahrscheinlicher passieren.

Das Management erfährt von den Herausforderungen der Basis und der Kunden. Diese werden übergreifend angegangen, auch ohne konkrete Aufträge durch Hierarchien. Mitarbeiter verstehen besser die Entscheidungen des Managements und haben mehr Transparenz über das Gesamtunternehmen.

Ein soziales Netzwerk kann somit eine schnellere Reaktion der Organisation auf Veränderungen bewirken. Viel schneller, als dies starre Strukturen können.

Veränderungen, die inzwischen jedes Unternehmen betreffen. Lag die durchschnittliche „Lebenserwartung“ eine Fortune-500-Unternehmens vor einem halben Jahrhundert noch bei 75 Jahren, so ist diese inzwischen auf 15 Jahre gesunken (Quelle: deloitte – shift index). Kodak, Nokia & Co. sind hier prominente Beispiele.

Soziale Netzwerke als Managementaufgabe

Wie oben geschrieben: nicht die Einführung eines Netzwerkes macht das Unternehmen „Social“. Vielmehr muss das Unternehmen die kulturelle Veränderung beginnen – ein soziales Netzwerk kann dabei unterstützen.

Die Einführung eines sozialen Netzwerks ist eine Management-Aufgabe. Die Kulturänderung des Unternehmens muss ehrlich gewollt sein und voran getrieben werden. Dies muss sich auch in den eingesetzten Ressourcen widerspiegeln. Das Netzwerk spiegelt wieder, wie gut der Wandel gelingt.

Die Einführung wird Zeit, Kraft und Durchhaltevermögen kosten, sich aber für jedes Unternehmen lohnen.

 

Social Business

Ist Social Business wirklich tot oder noch gar nicht am Leben?

Zum Jahresanfang 2016 konnte man lesen, dass Social Business tot sei, weil es bereits im Alltag der Unternehmen angekommen sei. Stimmt diese These oder sind viele Unternehmen vielleicht noch meilenweit von dieser Normalität weg?

Auch von einem der Top3-Anbieter für Social-Business-Software IBM konnte man diese Aussage hören. So titelte die Computerwoche in der Rubrik „IBM Experts“ mit „Ist Social Business am Ende?„. Basis für die These war, dass es sich um einen schwer verständlichen Kunstbegriff handelt, die inzwischen „normale“ Verhaltensweisen wie Teilen und Kommentieren beschreibt. Diese Fragestellungen sind demnach heute bereits Fragestellungen, mit denen sich Unternehmen auseinandersetzen.

Social Business lebt noch gar nicht

Ich möchte eine Gegenthese aufstellen: „Social Business“ lebt in vielen Unternehmen noch gar nicht. Weiter wachsende Dateiserver, nach wie vor die E-Mail als primäre Informationsquelle und eine Menge (oft unnötiger) Meetings bestimmen nach meiner Beobachtung immer noch den Alltag in vielen Unternehmen.

So hat gerade Adobe in einer aktuellen Studie den Fluch und Segen der E-Mail beschrieben. 3000 Büromitarbeiter wurden befragt und das Ergebnis zeigt deutlich auf: E-Mails werden immer noch falsch benutzt und hemmen die Produktivität massiv. „Jeder vierte deutsche Büroangestellte ärgert sich regelmäßig über E-Mails, weil ein persönliches Gespräch deutlich besser gewesen wäre. 17 Prozent sind ebenfalls genervt von Kollegen, die ständig „Allen Antworten“, obwohl der E-Mail-Inhalt gar nicht für alle bestimmt bzw. relevant ist. Auch den Vorgesetzten bei allem und jeden in Kopie zu setzen (15 Prozent), weitergeleitete Mails, die man längst erhalten hat (13 Prozent), und Kritik oder negatives Feedback via E-Mail (acht Prozent), kommen bei den Deutschen nicht allzu gut an.

Für eine Studie von Censuswide wurden 6045 Bürokräfte aus verschiedenen Branchen in neun Ländern Europas befragt, davon 1015 in Deutschland. Sie sollten selbst einschätzen, wie viel Zeit sie wegen Technikproblemen verlieren und warum. Der Spitzenreiter: 22 Minuten täglich werden verschwendet um Textdokumente oder Bilder zu suchen, die in einem unübersichtlichen Wust von Dateiordnern versteckt sind. Nachzulesen auf Spiegel Online.

Beide Studien stützen die These „Social Business lebt noch gar nicht“. Ob man es nun Social Business nennt oder einen anderen Begriff favorisiert – die Techniken des Zusammenarbeitens kommen nur sehr langsam in der internen IT der Unternehmen an.

Die richtige Software fehlt

Privat sieht es bei den meisten Büroangestellten deutlich anders aus. Dank der omnipräsenten Smartphones gehören soziale Tools wie beispielsweise WhatsApp, Facebook, SnapChat, Instagram zum normalen Alltag. E-Mail und lokale Dokumente auf dem eigenen Rechner spielen in der privaten Kommunikation eine immer weniger wichtige Rolle.

Es sind also nicht die Menschen, die einer neuen Art der Zusammenarbeit im Weg stehen, sondern die IT. Zwar integrieren immer mehr Softwareprodukte soziale Komponenten. Aber oft sind es nur kleine Inseln in der gesamten Unternehmens-IT. Was vielen Unternehmen fehlt, ist ein zentrales Tool, mit dem alle Mitarbeiter des Unternehmens kommunizieren und Informationen ablegen und finden können.

Ohne Tool kann kein Social Business wirklich funktionieren. Umgekehrt bedeutet es aber auch nicht, dass ein Tool automatisch die Lösung ist. Das Tool ist die eigentliche Basis. Auf dieser Basis müssen dann Prozesse aufgebaut werden und die Mitarbeiter an neue Verhaltensweisen in der Kommunikation langsam herangeführt werden.

Dazu fehlt nach wie vor ein Grundverständnis bei vielen Entscheidern. Auch wenn die Unproduktivität der bisherigen Tools erkannt wurde, ist die Bereitschaft zu einer so intensiven Änderung des Unternehmens ein hohe Hürde. Alleine der Einsatz einer Software wird nichts ändern, aber ohne eine Software wird es auch nicht klappen.

Social Business ist also noch lange nicht tot. Ganz im Gegenteil: alle Unternehmen, deren primäre IT noch auf E-Mail und Dateiserver basiert, müssen Social Business erst einmal zum Leben erwecken.

Vielleicht heißt es inzwischen nur anders. Aber ob es nun Arbeitsplatz 4.0 oder Social Business genannt wird – viele Unternehmen sind noch in Arbeitsweisen des Jahrtausendwechsels unterwegs.

Nebenbei: Die derzeit vieldiskutierte Digitalisierung wird nur einem Unternehmen gelingen, das sich auf einen neuen Weg der Zusammenarbeit gemacht hat und Social Business lebt.

 

facebook at work

Facebook at Work geht am live – ein Überblick

Rund zwei Jahre nach der ersten Ankündigung wird es nun am 10. Oktober veröffentlicht: „Facebook at Work“. wie wird es sich unterscheiden von den „Social-Software“-Produkten der etablierten Platzhirsche IBM, Microsoft & Co.?

„Facebook at Work“ wird sich sehr stark am bekannten öffentlichen Facebook orientieren, jedoch eine eigene Instanz sein. Damit sind die Inhalte und auch die Benutzerprofile komplett getrennt vom öffentlichen Facebook. Es gibt also auch keine Verbindung zum persönlichen Facebook.

Dreh- und Angelpunkt wird der vom persönlichen Facebook bekannte News-Feed sein. Hier laufen alle für den Mitarbeiter wesentlichen Informationen zusammen. Man „sammelt“ allerdings nicht Freundschaften, sondern tritt Gruppen bei in denen die Arbeiten und Projekte organisiert sind. Ein Veranstaltungsmodul listet die internen Termine des Unternehmens auf. Die Interaktion zwischen den Mitarbeitern wird durch die Messenger-Funktion bedient. Selbstverständlich wird einen umfangreiche Suche auf Dateien und Unternehmensdaten bereitgestellt.

Datenschutz

Facebook behandelt die Daten nach diesen Grundsätzen:

  • Der Facebook at Work Account ist separiert vom persönlichen Facebook Account.
  • Facebook at Work Benutzer sehen keine Werbung in ihrem Firmen Account.
  • Facebook at Work hat nutzt führende Hosting-Mechanismen.
  • Sicherheit ist die oberste Priorität.
  • Firmen kontrollieren ihre Daten.

Unterm Strich sagen die Botschaften wenig aus. Firmen müssen wie bei allen anderen Cloud-Angeboten, die Einhaltung des Datenschutzes selber kontrollieren. Bisher hat sich Facebook bezüglich der Transparenz und der Datensammelwut im persönlichen Umfeld nicht gerade einen vertrauenswürdigen Namen gemacht und ruft regelmäßig die Datenschützer auf den Plan.

Genau hier trennt sich aber bei den Plattformen die Spreu vom Weizen. Die wenigsten Anbieter können eine sogenannte „On-Premise-Version“ – also die Installation auf den eigenen Maschinen eines Unternehmens anbieten. Betrachtet man den Gartner „Quadrant for Social Software in the Workplace„, so sind dort als Leader Microsoft, IBM, Jive und Salesforce genannt. Aktuell bieten dort nur IBM und Microsoft die On-Premise-Variante an. Allerdings verfolgen auch beide Hersteller inzwischen eine „Cloud-First“-Strategie.

Für viele Unternehmen ist aber die On-Premise-Version nach wie vor ein k.o.-Kriterium bei der Kaufentscheidung. Extrem sensible Unternehmensdaten gehören nicht in die Cloud – und alles andere sollte bei einem Anbieter liegen, der Datenschutz und Verschlüsselung sehr ernst nimmt und entsprechend transparent mit seinen Kunden umgeht.

Funktion und Leistungsumfang

Kann Facebook vielleicht (noch?) nicht beim Thema Datenschutz wirklich punkten, so doch sicherlich bei der Funktionalität. Die beiden genannten Platzhirschen tun sich hier immer noch schwer – auch, wenn sie in den letzten Jahren einiges für die Benutzerfreundlichkeit getan haben. Bei jeder Einweisung zu IBM Connections stellt man aber immer wieder fest, wie unlogisch das System für einen neuen Benutzer teilweise aufgebaut ist und welche als selbstverständlich angenommenen Funktionen in einer immerhin fast 10 Jahre am Markt befindlichen Software immer noch fehlen. Spricht man mit Sharepoint-Nutzern, so sind die Schwierigkeiten ähnliche.

Facebook ist allein schon deswegen intuitiv, weil es eine große Anzahl der Mitarbeiter eines Unternehmens nutzen. Beobachtet man die Dynamik der öffentlichen Facebook-Software und die schnelle Adaption von neuen Technologien in die Software, kann man sich vorstellen, wie schnell Facebook at Work im Funktionsumfang wachsen wird. Auch wenn sicherlich nicht jede Funktion im Unternehmenskontext benötigt wird, können IBM und Microsoft hier nur mit offenem Mund dastehen.

Fazit

Es wird durchaus spannend, ab Facebook in den Unternehmen eine Chance hat. Die Transformation von der „Datenkrake“ zum ernsthaften Anbieter von Unternehmensanwendungen haben Amazon und insbesondere Google bereits geschafft bzw. sind mitten drin in diesem Prozess. Warum sollte dies nicht auch Facebook gelingen können. Und es wäre nicht das erste Mal, dass Benutzer sich für eine Software entscheiden, auch wenn alle Aspekte eines ordentlichen IT-Betriebs dagegen sprechen. Whatsapp und Dropbox als heimliche Unternehmensanwendungen lassen grüßen.

Nachtrag vom 12.10.2016

Die Vorstellung ist inzwischen erfolgt. Der Name lautet jetzt „Workplace by Facebook“ und ist unter der Adresse https://workplace.fb.com/ erreichbar. Die Preise sind gegenüber anderen Netzwerken (noch?) moderat: zwischen 1 und 3$ pro User zahlt man pro Monat – abhängig von der Firmengröße. Einschränkungen zum Speicher gibt es nicht.

Social Software: Wie überzeuge ich die mittlere Führungsebene?

Inzwischen hat sich herumgesprochen, dass die erfolgreiche Einführung einer Social Software auf einer Bereitschaft basiert, die Zusammenarbeit im Unternehmen vollständig zu überdenken.

Diese Änderungen müssen vom gesamten Unternehmen getragen werden. Es reicht es aus, wenn eine Fachabteilung sich euphorisch mit dem Thema beschäftigt – dann wird im besten Fall eine erfolgreiche Insellösung etabliert werden, die keine Schnittstellen zum Unternehmen hat. Auch eine noch so überzeugte Unternehmensführung wird den Wandel alleine nicht schaffen.

In der Regel versteht die Unternehmensführung schnell die Vorteile einer Einführung und kann sich für das Projekt begeistern. Auch die Mitarbeiter sind – bei einer entsprechend begleiteten Einführung – durchaus vom Nutzen zu überzeugen und machen mit.

Das größte Risiko bei der Einführung verbirgt sich tatsächlich im mittleren Management. Die dort angesiedelten Menschen haben in der Regel schon ein längeres Berufsleben hinter sich und damit eine entsprechende Lernerfahrung im Unternehmen. Sie sind maßgeblich für die Entscheidungsfindungen im Unternehmen verantwortlich und definieren, welches Wissen wem zur Verfügung steht und wie die Aufgaben verteilt sind.

Sicherlich gibt es kein Patentrezept für eine erfolgreiche Integration dieser Gruppe in eine Umsetzungsprojekt. Trotzdem lassen sich einige Erfolgsfaktoren finden:

  1. TopDown
    Es muss seitens der ersten Führungsebene glaubhaft der Wille zur Durchsetzung der neuen Strukturen vorgelebt und kontrolliert werden. Dazu gehört es, ein gemeinsames Verständnis zwischen erster und mittlerer Führungsebene zu schaffen und dieses dann auch ohne Kompromisse durchzusetzen. Dabei sind die „schwierigen Fälle“ intensiv zu betrachten und immer wieder mitzunehmen. Die Geschwindigkeit der Umsetzung muss sich an den schwächsten Gliedern der Kette orientieren. Bei dauerhaften und nicht behebbaren Störungen muss im Zweifelsfall die Bereitschaft bestehen, eine schmerzhafte Entscheidung zu treffen und sich von einem Kettenglied zu trennen bevor die ganze Umsetzung gefährdet ist.
  2. Transparentes Unternehmen
    Ziel muss es sein, dass gesamte Unternehmen jedem Mitarbeiter transparent zu machen. Der Geschäftszweck, die Produkte, die Entwicklungen, die Entscheidungen, die Ziele, die Märkte, die Weiterentwicklung und alle anderen Rahmenbedingungen müssen sichtbar werden. Im Endeffekt muss jeder Mitarbeiter das Unternehmen verstehen und erklären können. Damit wird die Basis geschaffen, dass die Mitarbeiter sich engagieren – und damit die mittlere Führungsebene ebenfalls unter Druck setzen, mitzumachen.
  3. Freiheiten zulassen
    Die junge Generation, die bereits in den Unternehmen angekommen ist, braucht andere Rahmenbedingungen. Starre Vorgaben seitens des Managements bremsen das Engagement. Hier wird das mittlere Management seine neue Definition finden können: die Balance zwischen rechtlichen Vorgaben, Sicherheit, nötigen Prozessen und Strukturen und Freiheiten zu finden und umzusetzen. Die Freiheiten sind die Basis für Innovationen und die Weiterentwicklung des Unternehmens – und damit für den dauerhaften Bestand am hochdynamischen Markt.
  4. Generationen übergreifendes Lernen
    Das gesamte Unternehmen muss dauerhaft lernen. Auch hier ist eine neue Aufgabe für das mittlere Management zu sehen: die Basis für dieses Lernen zu schaffen und die „Lehrer“ im Unternehmen zu motivieren. Altersgrenzen spielen hierbei keine Rolle mehr. So kann beispielsweise durchaus ein Azubi für die Führungskräfte eine Lehrveranstaltung durchführen oder im sozialen Netzwerk relevante Informationen bereitstellen. Dieses Verständnis muss sich entwickeln.

Fazit

Das mittlere Management muss einerseits den Druck von oben und unten verspüren, dass die Änderungen gewollt sind. Viel wichtiger ist es aber, im Vorfeld für die Personengruppen die Aufgabenstellungen neu zu erarbeiten und für diese neuen Erwartungen an sie ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln – gerade die erste Führungsebene ist hier extrem gefordert, Je besser diese Vorbereitung funktioniert hat, desto weniger „Druck“ ist nötig.

Generation Y: Die führen nicht effizient?

Bei ZEIT ONLINE erschien vor einigen Tagen der Artikel „Generation Y: Die führen nicht effizient„. Dort stellt Philipp Riehm, Professor für Medienmanagement an der Macromedia Hochschule für Medien und Kommunikation, die Behauptung auf, dass die Generation Y hauptsächlich über Mail und Chat kommuniziert – das mache Prozesse langsam. Bereits in Führungspositionen angekommene Mitglieder dieser Generation sollen zwar effektiv, aber nicht unbedingt effizient führen. Das heisst, sie setzen mehr Ressourcen ein als nötig um ein Ziel zu erreichen. Woher er diese Erkenntnis hat, bleibt er im Interview leider schuldig.

Ich glaube, hier wird mal wieder die typische Fremdbeurteilung einer ganzen Generation versucht und über einen Kamm geschert. Es gibt in jeder Generation (sofern es überhaupt solche starren Grenzen im Berufsleben gibt) Menschen unterschiedlicher Couleur. Ich bezweifle diese These. Aus der Perspektive einer älteren Generation fällt es daher ungeheuer schwer bzw. ist unmöglich „die“ Generation Y komplett zu beurteilen. Selbst einem Mitglied der Generation Y wird es schwer fallen, eine allgemeingültige Beurteilung abzugeben.

„Die“ Generation Y ist mit einer komplett neuen Technik aufgewachsen, die der älteren Generation nicht zur Verfügung stand. Wie es mit allen Sachen ist, die man von klein auf lernt: es fällt einem leichter, damit umzugehen. Und nicht nur fällt der Umgang, auch der Nutzen, die Möglichkeiten und auch die Einschränkungen lassen sich viel besser beurteilen.

Nach meinen Beobachtungen sind sich die Mitglieder der Generation Y der Vorteile und Nachteile dieser Technologien durchaus bewusst. Sie setzen sie – ganz im Gegenteil zu vielen Älteren – vollkommen selbstverständlich und sinnvoll ein. Ist ein Angebot nicht sinnvoll, wird es nicht mehr genutzt. Mag es nagativ gesehen als unstet bezeichnet werden, man kann dies auch genauso positiv als schnelle Adaption an veränderte Gegebenheiten sehen. Was passiert, wenn ein Unternehmen diese Fähigkeit nicht besitzt, kann jeder beurteilen, der „früher“ auf Nokia-Handys geschwört hat.

Das die persönliche Kommunikation bei der Nutzung der neuen Möglichkeiten zu kurz kommt, kann ich bisher nicht bestätigen. Ganz im Gegenteil: Elektronische Abstimmungen sind vom Zeitablauf vielleicht – wie im Interview beschrieben – manchmal zeitlich etwas länger. Oft sind sie aber unterm Strich viel effizienter, denn eine Generation Y ist durchaus dazu auch bereit, die Einschränkungen der älteren Generation bezüglich Arbeitszeit und Ort zu sprengen und quasi von überall und zu jederzeit zwischendurch etwas zu klären und voranzubringen. Alte Arbeitszeiten, in denen nur 5 Tage von 8 bis 16 Uhr Aufgaben erledigt wurden, sind lange überholt. Und ob ein Meeting immer effizienter ist, wage ich auch zu bezweifeln. Schwarz und weiß gibt es hier nicht, es kommt auf den richtigen Mix der genutzten Medien und persönlichen Kontakte an.

Womit Herr Riehm dann aber durchaus Recht hat, ist der Hinweis auf die nicht vorhandenen Strukturen und Kulturen der Unternehmen für diese nachwachsenden Generation. Gerade die vorhandenen Strukturen sind es, die eine nachrückende Generation in ein ungewolltes Korsett zwingen. Aber die nachfolgenden Generationen werden die Unternehmen erfolgreich verändern, so wie es die Generationen davor zu ihrer Zeit auch gemacht haben – nur eben anders als „früher“.

Social Software für kleine Teams und Freiberufler: Stackfield

Stackfield

Vor einiger Zeit habe ich eine interessante Social Software „Stackfield“ mit einem guten Leistungspektrum gefunden, die auch für kleine Firmen, Freiberufler oder spontane Teams bezahlbar ist bzw. sogar mit Einschränkungen kostenfrei. So kosten z.B. 1 Benutzer 8€, 5 Benutzer 30€ je Monat, bei mehreren wird es entsprechend günstiger.

Der Funktionsumfang ist ansehnlich und umfasst Kommunikation, Dateien, Aufgaben, Notizen und Kalender. Das interessanteste ist aber, dass eine End-to-End-Verschlüsselung zwischen dem Kundenclient und dem Firmenrechner von Stackfield aufgebaut wird. Die Server stehen in Deutschland und unterliegen somit den hier gültigen Datenschutzregeln. Durch die Verschlüsselung gehen die Daten verschlüsselt über die Leitung und liegen auch bei Stackfield verschlüsselt auf dem Server. So die Aussagen des Herstellers – ein Prüfzertifikat o.ä. habe ich nicht finden können.

Die Zusammenarbeit erfolgt in sogenannten Stacks, andere Softwareprodukte nutzen dafür den Community- oder Projekt-Begriff. Zu diesen Stacks kann man dann andere Benutzer einladen.

Zum Probieren kann man sich kostenfrei registrieren: https://www.stackfield.com/

Die Firmenkultur ist die DNA des Unternehmens

„Sie ist die DNA einer Firma: Eine Unternehmenskultur bindet die Mitarbeiter und schafft Identifikation, sagt Headhunterin Linda Becker. Verordnet werden kann sie nicht.“ – so zitiert Zeit Online die Gesellschafterin und Partnerin bei der Top Executive Beratung Labbé & Ciein München.

Ein sehr schöner Artikel, der das Thema Kultur in Unternehmen auf den Punkt bringt und aufzeigt, wie komplex ein kultureller Wandel ist.

Dies noch einmal als Erinnerung an alle Unternehmen, die eine Social Software einführen wollen um die Kultur zu ändern. Man kann es nicht oft genug sagen: die erfolgreiche Einführung einer Social Software bedarf einer Kulturänderung – die Kultur wird nicht durch die Einführung der Software geändert.