Social Software: Wie überzeuge ich die mittlere Führungsebene?

Inzwischen hat sich herumgesprochen, dass die erfolgreiche Einführung einer Social Software auf einer Bereitschaft basiert, die Zusammenarbeit im Unternehmen vollständig zu überdenken.

Diese Änderungen müssen vom gesamten Unternehmen getragen werden. Es reicht es aus, wenn eine Fachabteilung sich euphorisch mit dem Thema beschäftigt – dann wird im besten Fall eine erfolgreiche Insellösung etabliert werden, die keine Schnittstellen zum Unternehmen hat. Auch eine noch so überzeugte Unternehmensführung wird den Wandel alleine nicht schaffen.

In der Regel versteht die Unternehmensführung schnell die Vorteile einer Einführung und kann sich für das Projekt begeistern. Auch die Mitarbeiter sind – bei einer entsprechend begleiteten Einführung – durchaus vom Nutzen zu überzeugen und machen mit.

Das größte Risiko bei der Einführung verbirgt sich tatsächlich im mittleren Management. Die dort angesiedelten Menschen haben in der Regel schon ein längeres Berufsleben hinter sich und damit eine entsprechende Lernerfahrung im Unternehmen. Sie sind maßgeblich für die Entscheidungsfindungen im Unternehmen verantwortlich und definieren, welches Wissen wem zur Verfügung steht und wie die Aufgaben verteilt sind.

Sicherlich gibt es kein Patentrezept für eine erfolgreiche Integration dieser Gruppe in eine Umsetzungsprojekt. Trotzdem lassen sich einige Erfolgsfaktoren finden:

  1. TopDown
    Es muss seitens der ersten Führungsebene glaubhaft der Wille zur Durchsetzung der neuen Strukturen vorgelebt und kontrolliert werden. Dazu gehört es, ein gemeinsames Verständnis zwischen erster und mittlerer Führungsebene zu schaffen und dieses dann auch ohne Kompromisse durchzusetzen. Dabei sind die „schwierigen Fälle“ intensiv zu betrachten und immer wieder mitzunehmen. Die Geschwindigkeit der Umsetzung muss sich an den schwächsten Gliedern der Kette orientieren. Bei dauerhaften und nicht behebbaren Störungen muss im Zweifelsfall die Bereitschaft bestehen, eine schmerzhafte Entscheidung zu treffen und sich von einem Kettenglied zu trennen bevor die ganze Umsetzung gefährdet ist.
  2. Transparentes Unternehmen
    Ziel muss es sein, dass gesamte Unternehmen jedem Mitarbeiter transparent zu machen. Der Geschäftszweck, die Produkte, die Entwicklungen, die Entscheidungen, die Ziele, die Märkte, die Weiterentwicklung und alle anderen Rahmenbedingungen müssen sichtbar werden. Im Endeffekt muss jeder Mitarbeiter das Unternehmen verstehen und erklären können. Damit wird die Basis geschaffen, dass die Mitarbeiter sich engagieren – und damit die mittlere Führungsebene ebenfalls unter Druck setzen, mitzumachen.
  3. Freiheiten zulassen
    Die junge Generation, die bereits in den Unternehmen angekommen ist, braucht andere Rahmenbedingungen. Starre Vorgaben seitens des Managements bremsen das Engagement. Hier wird das mittlere Management seine neue Definition finden können: die Balance zwischen rechtlichen Vorgaben, Sicherheit, nötigen Prozessen und Strukturen und Freiheiten zu finden und umzusetzen. Die Freiheiten sind die Basis für Innovationen und die Weiterentwicklung des Unternehmens – und damit für den dauerhaften Bestand am hochdynamischen Markt.
  4. Generationen übergreifendes Lernen
    Das gesamte Unternehmen muss dauerhaft lernen. Auch hier ist eine neue Aufgabe für das mittlere Management zu sehen: die Basis für dieses Lernen zu schaffen und die „Lehrer“ im Unternehmen zu motivieren. Altersgrenzen spielen hierbei keine Rolle mehr. So kann beispielsweise durchaus ein Azubi für die Führungskräfte eine Lehrveranstaltung durchführen oder im sozialen Netzwerk relevante Informationen bereitstellen. Dieses Verständnis muss sich entwickeln.

Fazit

Das mittlere Management muss einerseits den Druck von oben und unten verspüren, dass die Änderungen gewollt sind. Viel wichtiger ist es aber, im Vorfeld für die Personengruppen die Aufgabenstellungen neu zu erarbeiten und für diese neuen Erwartungen an sie ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln – gerade die erste Führungsebene ist hier extrem gefordert, Je besser diese Vorbereitung funktioniert hat, desto weniger „Druck“ ist nötig.

Social: Die Top 10 der wichtigsten Spielregeln

10Unternehmen, die „irgendwie“ Social werden wollen und sich mit Social Media und/oder Social Business auseinander setzen wollen, sollten Spielregeln beachten. Hier meine Top 10:

1. Soll ich jetzt schon?

Die Beschäftigung mit sozialen Netzwerken ist für die Unternehmen ein absolutes „Muss“ – jetzt. Sie muss von der Unternehmensführung gestartet, gefördert und begleitet werden.

Je traditioneller ein Unternehmen aufgestellt ist, desto intensiver muss der Prozess begleitet werden.

Betrachtet werden die Organisation und Kultur, die Prozesse, die zur Verfügung stehenden IT-Hilfsmittel, sowie die Mitarbeiter mit ihrem Selbstverständnis in der Organisation.

2. Regelwerk

Erstellen Sie ein für alle Mitarbeiter (auch die Geschäftsführung) gültiges Regelwerk („Social Media Guidelines“). Pflegen Sie dieses Regelwerk regelmäßig, in dem Sie alle Betroffenen (also Mitarbeiter) mitarbeiten lassen.

3. Bitte nicht die IT fragen

Nicht böse gemeint und kein Ausschlusskriterium für eine Mitarbeit. Aber: Die IT-Abteilung ist ein Dienstleister für die Bereitstellung und den Betrieb von Hard- und Software. Sie ist die falsche Stelle um eine Unternehmenskultur zu verändern und Social Software im Unternehmenssinne richtig einzusetzen. Für die Installation und Bereitstellung ist die IT zuständig – für die Einführung die Geschäftsführung zuständig.

4. Bauen Sie ein Social Team auf

Stellen Sie ein Team zusammen, welches sich um Social Media und später um Ihre Social Business Software kümmert. Die Teammitglieder müssen soziale Kompetenzen haben – nicht mehr aber auch nicht weniger.

Das Team hat das volle Vertrauen der Geschäftsführung und handelt für sie im Umsetzungsprojekt und dem späteren Regelbetrieb. Es hat die entsprechenden disziplinarischen Kompetenzen.

5. Nehmen Sie die Mitarbeiter mit

Erklären Sie das Ziel, den Weg und die Zusammenhänge. Vergessen Sie nicht das „Warum“ und die Auswirkungen, Chancen und Risiken für den Einzelnen. Stellen Sie die Visionen dar. Wo steht das Unternehmen in fünf Jahren und wie kann sich jeder Einzelne dort einordnen.

Mitarbeiter müssen teilhaben und selbst herausfinden, wie sie ihre Prozesse verbessern können.

6. Geben Sie Freiräume

Gewähren Sie den Mitarbeitern Schulungen und geben Sie Ihnen Freiräume und Zeiten zum Probieren.

Lassen Sie Fehler zu. Aus Fehlern lernen alle. Nutzen Sie die Chance zum Lernen aus den gemachten Fehlern.

Schaffen Sie Budgets & Ressourcen und beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter aktiv.

Eine Social Software muss nicht immer 100% funktionieren; es muss auch mal uninteressante Themen sterben dürfen. Bei einer Buchhaltungssoftware muss das anders sein. Der Unterschied sollte jedem Beteiligten klar sein.

7. Bauen Sie sich keine Insel

Social Media muss in alle Unternehmensprozesse integriert werden. Alle dort gestarteten Aktivitäten müssen passen und authentisch sein. Das Feedback muss in einem regulären Prozess, der die Besonderheiten der Social Software berücksichtigt, betrachtet werden.

Keine Social Software wird erfolgreich sein, wenn sie dem Benutzer nicht Vorteile verschafft. Egal ob es der Kunde bei Social Media oder der Mitarbeiter bei einer Social-Business-Anwendung ist. In beiden Fällen muss berücksichtigt werden, was ein Benefit für den Nutzer ist.

Arbeiten Sie regelmäßig(!) an Rahmenbedingungen, Standards und Strukturen.

8. Verlangen Sie keine Wunder

Konkrete Ziele vorzugeben wird bei Social Media und Social Business nicht klappen. Überwachen Sie stattdessen die kleinen Schritte über entsprechende Monitoring-Tools und steuern Sie direkt gegen. Fragen Sie die betroffenen Mitarbeiter, wie sie die Software einsetzen bzw. warum sie sie nicht einsetzen. Hören Sie zu und handeln Sie!

9. Erahnen Sie die Hindernisse

Erstellen Sie eine Risikoanalyse, Untersuchen Sie das mögliche Schadenspotential und passen Sie dies regelmäßig an die aktuellen Gegebenheiten an.

Seien Sie z.B. vorbereitet, wenn ein Shitstorm kommt und nutzen Sie die gute Vorbereitung um diesen positiv für das Unternehmen nutzen zu können. Stürme sind nur wirklich gefährlich, wenn man ungeschützt mitten drin steht.

10. Vorleben!

Starten Sie keine Einführung, wenn Sie sich nicht sicher sind, dass die Geschäftsführung die neue Kultur aktiv vorlebt. Dies ist einer der wesentlichsten Erfolgsfaktoren.

Ein dauerhaft(!) aktives Vorleben wird die Mitarbeiter motivieren, auch dauerhaft mitzumachen. Es wird sich ein positiver Sog einstellen, der nach und nach alle Mitarbeiter mitreißen wird.

Die ersten Erfolge für den Einzelnen mit der neuen Arbeitsweise und Kultur wird alle weiter motivieren.

Licht und Schatten

Für die allermeisten Mitarbeiter (wie auch die Geschäftsführung) wird diese Erfahrung von sozialen Netzwerken und Social Software neu sein. Man wird sich langsam an die neue Kultur heranarbeiten und auch Rückschläge zu verzeichnen haben.

Gerade deshalb sind Spielregeln wichtig. Nur wer sich im Vorfeld überlegt, was erlaubt und was verboten ist, kann auch später eingreifen. Für alle existiert ein gültiger Rahmen – keiner ist im Ungewissen, welche Folgen seine Handlung hat und kann sich im Zweifelsfall darauf berufen.

Die Spielregeln müssen immer wieder neu definiert werden und an aktuelle Gegebenheiten angepasst werden. In einem transparenten Unternehmen tun dies alle gemeinschaftlich. Es sind gelebte Regeln.

In den vorherigen Beiträgen werden ein Kulturwandel und ein neuer Arbeitsplatz auf Basis einer Social Software mit einem erfolgreichen Unternehmen in Verbindung gebracht. Selbst­verständlich ist dies nicht als Automatismus oder Gleichung gemeint, sondern als Voraussetzung.

Ein zukunftsfähiges Unternehmen muss sich mit neuen Arbeitskonzepten auseinandersetzen. Social Media hat seine Existenzberechtigung im privaten Umfeld bereits bewiesen. Dieser Erfolg kann auch in Unternehmen umgesetzt werden – das ist sicher. Welcher Weg eingeschlagen wird, wie lang diese ist und ob man alle Kurven mitmachen muss, das hängt stark vom einzelnen Unternehmen und dessen Startposition ab.

Nicht verschwiegen werden soll, dass auf diesem Weg auch viele Hindernisse zu finden sind. Beim Beschreiten von neuen Wegen kann man nie im Vorfeld wissen, welche Hindernisse existieren und zu welchem Zeitpunkt sie auftauchen. Sie sind aber kein Grund, den Weg nicht zu beschreiten. Nur wer losgeht, kann auch irgendwann ankommen.

Es gilt einfach dabei, Vorsicht walten zu lassen. Wer die Augen verschließt, der hat ein hohes Risiko ins Stolpern zu kommen. Wer sie aufmacht wird die Gefahren rechtzeitig sehen und sie umschiffen können.

Immer wieder werden Gefahren dargestellt, dass Mitarbeiter Interna unbedacht nach außen geben können. Ja, die Gefahr existiert unbestritten. Aber seinen wir einmal ehrlich, existiert die auch nicht bei E-Mail? Wie oft haben Sie bereits eine E-Mail erhalten, die nicht für sie bestimmt war und der Absender sich vertippt hat.

Von Mitarbeitern mit krimineller Energie sich schützen zu wollen, ist sowieso in den meisten Fällen ein Ding der Unmöglichkeit.

Planen Sie den Einsatz von Social Media und Social Software sorgfältig. Schauen Sie am Anfang des Weges, welche potenziellen Hindernisse auftauchen können und sorgen sie vor. Helfen Sie den mitreisenden Kollegen aktiv. Seien Sie auch während der Reise wachsam und reagieren Sie schnell. Dann wird der Weg auch für Ihr Unternehmen zu einem Erfolgsweg.

Social Business: Einführung der Software

Bisher war die Einführung einer Software meist ein Projekt der IT. Installation, Administration, Schulung – und fertig war das Projekt. Auch die Pflege der Software wurde der IT überlassen.

Vergessen wir diese Vorgehensweise bei der Einführung einer Social Software. Wer die Einführung so betreibt, wie oben beschrieben, wird mit einer hohen Wahrscheinlichkeit scheitern.

Warum ist dies so und warum gibt es hier Unterschiede?

Social Software wird nur erfolgreich funktionieren, wenn die Unternehmenskultur passt. Wir sprechen bei der Einführung also von einer Änderung der Unternehmenskultur mit Unterstützung einer passenden Software. Und nicht von einer Änderung der Unternehmenskultur durch Einführung einer Software.

Mit anderen Worten: die Kulturänderung muss verstanden, gewollt und gelebt werden – dann kann eine Software dabei helfen.

Hier liegt ein großes Missverständnis in der bisherigen Vorgehensweise der meisten Softwareimplementierung. Ganz häufig wurden die Prozesse an die Belange der Software angepasst. Über Jahre erfolgreiche Softwareprodukte sind genau anders herum vorgegangen.

Eines ist gewiss: die IT wird bei der Einführung der Software nur eine untergeordnete Rolle spielen.

Am wichtigsten ist die Geschäftsführung: sie muss die Änderung wollen und – ganz wichtig – auch vorleben. Mitarbeiter dürfen nicht dafür bestraft werden, dass sie Themen veröffentlichen und vielleicht nicht immer genau zu 100% die Deckung zu den Sachen, die auf ihrem Schreibtisch liegen, hinbekommen. Es muss gewollt sein, dass der Mitarbeiter über seinen Tellerrand schaut und auch kommuniziert, was er dort sieht. Natürlich immer im gültigen Rahmen – es geht nicht darum, sensibel zu behandelnde Informationen in die Breite zu streuen.

Die Geschäftsführung muss dies akzeptieren. Ganz im Gegenteil: sie muss solche Verhaltensweise belobigen und ausdrücklich fordern und fördern. Erst wenn die Mitarbeiter sehen, dass es die Geschäftsführung ernst meint, wird sie die Hemmungen verlieren und mitmachen.