Dateiserver Archive • gebhardt.it

INSBESONDERE In der Finanzbranche hat inzwischen fast jede Führungskraft erkannt, welcher Wandel bereits begonnen hat und wie dringend Änderungen notwendig sind. Oft fehlen noch die konkreten Ideen, es gibt aber auch bereits erste hoffnungsvolle Signale. Im Fokus der Aktivitäten steht der Kunde. Wie kann dabei ein soziales Netzwerk helfen?

Was dabei nicht selten übersehen wird: die Organisation muss in der Lage sein, auf eine sich ständig verändernde Welt zu reagieren. Die Welt ist zu schnell und komplex für starre Prozesse und Hierarchien geworden.

Hier kann die Einführung eines sozialen Netzwerks helfen. Aber: die Einführung eines sozialen Netzwerks macht die Organisation nicht “Social” – sie zeigt nur die Schwachstellen auf und unterstützt auf dem Weg.

Interne Kommunikation

Jedes Unternehmen muss sich ernsthaft fragen, ob Informationen von der Basis auch das Management erreichen (und umgekehrt)?

In klassischen Hierarchien werden Informationen über das mittlere Management geleitet. Dieses agiert oft wie eine Firewall: es werden nur die Informationen durchgelassen, die dem Regelwerk entsprechen. Dieses Regelwerk basiert nicht nur auf sachlichen Entscheidungen, sondern auch auf Emotionen und persönlichen Erfahrungen. Es können wertvolle Informationen, Sichtweisen und Kommunikationen verloren gehen.

Informationsinseln

Der größte Teil der internen Informationen einer Organisation ist inzwischen in persönlichen Maildatenbanken und auf Dateilaufwerken weg gesperrt. So zeigen verschiedene Studien, dass Wissensarbeiter inzwischen 30-50% der Arbeitszeit für E-Mail-Sichtung und Informationssuche verschwenden.

Soziale Netzwerke können helfen

Wenn Firmen soziale Netzwerke einsetzen, werden persönliche Nachrichten zu Inhalten und das Suchen nach Informationen kann deutlich reduziert werden. In einem sozialen Netzwerk finden die Menschen die benötigten Informationen zu der für sie jeweils richtigen Zeit.

Wenn Menschen aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens interagieren, wird Innovation deutlich wahrscheinlicher passieren.

Das Management erfährt von den Herausforderungen der Basis und der Kunden. Diese werden übergreifend angegangen, auch ohne konkrete Aufträge durch Hierarchien. Mitarbeiter verstehen besser die Entscheidungen des Managements und haben mehr Transparenz über das Gesamtunternehmen.

Ein soziales Netzwerk kann somit eine schnellere Reaktion der Organisation auf Veränderungen bewirken. Viel schneller, als dies starre Strukturen können.

Veränderungen, die inzwischen jedes Unternehmen betreffen. Lag die durchschnittliche “Lebenserwartung” eine Fortune-500-Unternehmens vor einem halben Jahrhundert noch bei 75 Jahren, so ist diese inzwischen auf 15 Jahre gesunken (Quelle: deloitte – shift index). Kodak, Nokia & Co. sind hier prominente Beispiele.

Soziale Netzwerke als Managementaufgabe

Wie oben geschrieben: nicht die Einführung eines Netzwerkes macht das Unternehmen “Social”. Vielmehr muss das Unternehmen die kulturelle Veränderung beginnen – ein soziales Netzwerk kann dabei unterstützen.

Die Einführung eines sozialen Netzwerks ist eine Management-Aufgabe. Die Kulturänderung des Unternehmens muss ehrlich gewollt sein und voran getrieben werden. Dies muss sich auch in den eingesetzten Ressourcen widerspiegeln. Das Netzwerk spiegelt wieder, wie gut der Wandel gelingt.

Die Einführung wird Zeit, Kraft und Durchhaltevermögen kosten, sich aber für jedes Unternehmen lohnen.

Zum Jahresanfang 2016 konnte man lesen, dass Social Business tot sei, weil es bereits im Alltag der Unternehmen angekommen sei. Stimmt diese These oder sind viele Unternehmen vielleicht noch meilenweit von dieser Normalität weg?

Auch von einem der Top3-Anbieter für Social-Business-Software IBM konnte man diese Aussage hören. So titelte die Computerwoche in der Rubrik “IBM Experts” mit “Ist Social Business am Ende?“. Basis für die These war, dass es sich um einen schwer verständlichen Kunstbegriff handelt, die inzwischen “normale” Verhaltensweisen wie Teilen und Kommentieren beschreibt. Diese Fragestellungen sind demnach heute bereits Fragestellungen, mit denen sich Unternehmen auseinandersetzen.

Social Business lebt noch gar nicht

Ich möchte eine Gegenthese aufstellen: “Social Business” lebt in vielen Unternehmen noch gar nicht. Weiter wachsende Dateiserver, nach wie vor die E-Mail als primäre Informationsquelle und eine Menge (oft unnötiger) Meetings bestimmen nach meiner Beobachtung immer noch den Alltag in vielen Unternehmen.

So hat gerade Adobe in einer aktuellen Studie den Fluch und Segen der E-Mail beschrieben. 3000 Büromitarbeiter wurden befragt und das Ergebnis zeigt deutlich auf: E-Mails werden immer noch falsch benutzt und hemmen die Produktivität massiv. “Jeder vierte deutsche Büroangestellte ärgert sich regelmäßig über E-Mails, weil ein persönliches Gespräch deutlich besser gewesen wäre. 17 Prozent sind ebenfalls genervt von Kollegen, die ständig „Allen Antworten“, obwohl der E-Mail-Inhalt gar nicht für alle bestimmt bzw. relevant ist. Auch den Vorgesetzten bei allem und jeden in Kopie zu setzen (15 Prozent), weitergeleitete Mails, die man längst erhalten hat (13 Prozent), und Kritik oder negatives Feedback via E-Mail (acht Prozent), kommen bei den Deutschen nicht allzu gut an.”

Für eine Studie von Censuswide wurden 6045 Bürokräfte aus verschiedenen Branchen in neun Ländern Europas befragt, davon 1015 in Deutschland. Sie sollten selbst einschätzen, wie viel Zeit sie wegen Technikproblemen verlieren und warum. Der Spitzenreiter: 22 Minuten täglich werden verschwendet um Textdokumente oder Bilder zu suchen, die in einem unübersichtlichen Wust von Dateiordnern versteckt sind. Nachzulesen auf Spiegel Online.

Beide Studien stützen die These “Social Business lebt noch gar nicht”. Ob man es nun Social Business nennt oder einen anderen Begriff favorisiert – die Techniken des Zusammenarbeitens kommen nur sehr langsam in der internen IT der Unternehmen an.

Die richtige Software fehlt

Privat sieht es bei den meisten Büroangestellten deutlich anders aus. Dank der omnipräsenten Smartphones gehören soziale Tools wie beispielsweise WhatsApp, Facebook, SnapChat, Instagram zum normalen Alltag. E-Mail und lokale Dokumente auf dem eigenen Rechner spielen in der privaten Kommunikation eine immer weniger wichtige Rolle.

Es sind also nicht die Menschen, die einer neuen Art der Zusammenarbeit im Weg stehen, sondern die IT. Zwar integrieren immer mehr Softwareprodukte soziale Komponenten. Aber oft sind es nur kleine Inseln in der gesamten Unternehmens-IT. Was vielen Unternehmen fehlt, ist ein zentrales Tool, mit dem alle Mitarbeiter des Unternehmens kommunizieren und Informationen ablegen und finden können.

Ohne Tool kann kein Social Business wirklich funktionieren. Umgekehrt bedeutet es aber auch nicht, dass ein Tool automatisch die Lösung ist. Das Tool ist die eigentliche Basis. Auf dieser Basis müssen dann Prozesse aufgebaut werden und die Mitarbeiter an neue Verhaltensweisen in der Kommunikation langsam herangeführt werden.

Dazu fehlt nach wie vor ein Grundverständnis bei vielen Entscheidern. Auch wenn die Unproduktivität der bisherigen Tools erkannt wurde, ist die Bereitschaft zu einer so intensiven Änderung des Unternehmens ein hohe Hürde. Alleine der Einsatz einer Software wird nichts ändern, aber ohne eine Software wird es auch nicht klappen.

Social Business ist also noch lange nicht tot. Ganz im Gegenteil: alle Unternehmen, deren primäre IT noch auf E-Mail und Dateiserver basiert, müssen Social Business erst einmal zum Leben erwecken.

Vielleicht heißt es inzwischen nur anders. Aber ob es nun Arbeitsplatz 4.0 oder Social Business genannt wird – viele Unternehmen sind noch in Arbeitsweisen des Jahrtausendwechsels unterwegs.

Nebenbei: Die derzeit vieldiskutierte Digitalisierung wird nur einem Unternehmen gelingen, das sich auf einen neuen Weg der Zusammenarbeit gemacht hat und Social Business lebt.